Welke administratie moet je bewaren als zzp'er

Stel: de Belastingdienst belt. Ze willen je administratie inzien.

Dan is het handig als je niet achter je laptop gaat ploegen met een hoop ongeordende bonnetjes en screenshots van je bankapp.

Gelukkig hoef je niet alles te bewaren — maar je moet wél de juiste dingen bewaren. En dat verschilt per categorie.

De basis: wat moet je minimaal bewaren?

Je moet je volledige administratie bewaren vanaf het moment dat je start met ondernemen.

Dat betekent: facturen, bonnetjes, bankafschriften, en correspondentie met klanten. De bewaarplicht geldt zeven jaar.

Facturen: uitgaand én inkomend

Dus als je in 2020 begon, moet je die stukken tot 2027 bewaren. Wat me opvalt is dat veel freelancers denken dat hun boekhoudpakket alles automatisch regelt. Maar software zoals Exact, Moneybird of Tellow helpt je met ordenen en structureren — maar jij bent verantwoordelijk voor de volledigheid. Als je een bonnetje vergeet of een factuur niet uploadt, blijft het jouw verantwoordelijkheid.

Je moet zowel je eigen uitgaande facturen als je inkomende facturen bewaren.

En niet alleen de PDF of het Excel-bestand — ook de originele bonnetjes en correspondentie erbij. Stel je stuurt een factuur naar een klant, en die betaalt niet. Dan moet je ook de herinneringen en eventuele incassokosten bewaren.

Alles wat te maken heeft met die transactie. Eerlijk gezegd zie ik regelmatig dat mensen alleen hun eigen facturen bewaren, maar de inkomende stukken vergeten. Dat is een gemiste kans — want die inkomende facturen zijn vaak je bewijs voor aftrekposten.

Bankafschriften en betaalbewijzen

Je moet je zakelijke rekeningafschriften bewaren. En als je een privérekening gebruikt voor zakelijke uitgaven — wat ik niet aanbeveel, maar wat veel starters doen — dan moet je ook die afschriften bewaren. Vergeet daarbij niet hoe lang je facturen moet bewaren; de Belastingdienst wil immers precies zien wat er zakelijk is en wat privé.

Wat ik trouwens vaak zie: mensen denken dat hun bankapp genoeg is. Maar screenshots of exports uit je bankapp zijn niet altijd voldoende. Je moet de volledige afschriften hebben, inclusief de omschrijvingen en bedragen.

Bonnetjes en kleine uitgaven

Ja, ook die kleine bonnetjes. Een kopie van een treinbewijs, een lunch met een klant, een abonnement op een vakblad — alles wat je wilt aftrekken, moet je bewaren. En niet alleen het bedrag, maar ook de context. Wie was erbij? Wat was het doel? Dat laatste is vooral belangrijk bij representatiekosten.

Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp’ers hier slordig in worden. Ze hebben een hoop bonnetjes in een doos, maar geen idee meer waarvoor ze waren. Dan is het lastig om ze nog te gebruiken als aftrekpost.

Andere belangrijke documenten

Naast de standaard administratie zijn er nog een paar dingen die je moet bewaren: • Contracten met klanten en leveranciers
• Correspondentie met de Belastingdienst
• Aangiftebiljetten en aanslagen
• Bewijsstukken voor de uren-eis (ja, ook die urendeclaraties)
• Bewijsstukken voor startersaftrek en MKB-winstvrijstelling

Dat vind ik trouwens een punt dat veel mensen over het hoofd zien. De uren-eis is geen formaliteit — je moet kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming hebt besteed. En die uren moet je duidelijk hebben gedocumenteerd.

Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang het leesbaar en toegankelijk is.

Digitale vs. papieren administratie

Dus een goed geordende mapstructuur in Google Drive of een cloudboekhoudpakket zoals QuickBooks of Informer is prima. Maar zorg dat je een back-up hebt. En dat je de originele PDF’s of scans bewaart — niet alleen de samenvattingen.

Eerlijk gezegd vind ik dat veel freelancers hier te nonchalant in zijn. Ze vertrouwen op de software, maar als de Belastingdienst vraagt om specifieke stukken, moet je ze kunnen overleggen. En dat gaat niet altijd vanzelf.

Wat als je niet voldoet?

Als je administratie niet op orde is, kan de Belastingdienst een raming maken. En die raming is meestal niet in jouw voordeel. Je krijgt een naheffing, en die is vaak hoger dan wat je zelf had berekend.

Dus ja, het is echt de moeite waard om je administratie goed bij te houden.

Concreet advies

Wat ik vaak hoor is: “Maar ik heb toch al een boekhoudpakket?” Ja, maar software corrigeert geen slordige invoer. Als je bonnetjes niet uploadt of facturen niet verstuurt, dan helpt geen enkel pakket.

Dus wat raad ik aan? Begin met een goede basis: een aparte zakelijke rekening, een boekhoudpakket (Moneybird, Exact, Tellow — kies er een), en een systeem voor je bonnetjes. En zorg dat je wekelijks tijd vrijmakt om je administratie bij te werken.

Niet aan het einde van het jaar, maar doorlopend. En als je twijfelt over een specifiek document: bewaar het.

Je kunt het altijd weggooien als je het niet nodig hebt. Maar het terugkrijgen als je het wél nodig hebt — dat is een stuk lastiger.