Hoe lang moet je facturen bewaren als zzp'er

Stel: je hebt net je aangifte inkomstenbelasting ingediend. Alles klopt, de Belastingdienst stuurt geen bericht, en je denkt: mag ik die oude facturen dan weggooien? Nee. Nee nee nee.

Want als de Belastingdienst besluit om terug te kijken — en dat doen ze vaker dan je denkt — wil je aantonen wat je hebt gedaan.

En dan heb je die facturen nodig.

De wettelijke bewaartermijn: 7 jaar

De regel is simpel: bewaar je administratie minimaal 7 jaar. Dat geldt voor facturen, bonnen, bankafschriften, contracten — alles wat te maken heeft met je onderneming.

Die 7 jaar beginnen op 1 januari van het jaar na het boekjaar waar de factuur in valt.

Dus een factuur uit 2024? Die houd je ten minste tot 1 januari 2032. Waarom 7 jaar?

Omdat de Belastingdienst binnen die termijn je aangifte mag controleren. Na 7 jaar verjaren de mogelijkheid om alsnog een naheffing op te leggen.

Maar let op: als je iets hebt verzwegen of opzettelijk fout hebt gemaakt, kan die termijn oplopen tot 12 of zelfs 20 jaar. Dus die 7 jaar is geen garantie dat je helemaal vrij bent.

Wat moet je precies bewaren?

Niet alleen je eigen facturen. Ook de facturen die je ontvangt — dus je inkoop — moet je bewaren.

Denk aan softwareabonnementen, materialen, reiskosten, een nieuwe laptop. Alles wat je als beroepskosten aftrekt, moet je kunnen aantonen.

Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp'ers hun inkomstenfacturen netjes bewaren, maar hun uitgaven slordig bijhouden. Terwijl juist die uitgaven je winst drukken en dus je belasting verlagen. Een ontbrekende bon voor een treinreis of een abonnement op Adobe? Als je niet weet welke administratie je moet bewaren, mag de Belastingdienst die kosten simpelweg weglaten.

En dan betaal je meer belasting dan nodig. Je mag alles digitaal bewaren, zolang het leesbaar en toegankelijk is.

Digitale vs. papieren facturen

Dus je cloud, je laptop, een externe harde schijf — prima. Maar zorg dat je een back-up hebt. Want als je laptop crasht en je hebt geen backup, dan heb je een probleem.

Ik zie dit vaker dan je denkt: iemand die alles in Exact of Moneybird heeft, maar nooit een export maakt. En dan gaat de softwareprovider failliet of verandert het abonnement.

Plots zit je met lege handen. Eerlijk gezegd?

Ik raad iedereen aan om minstens één keer per jaar een volledige export van je administratie te maken en die ergens veilig op te slaan. Niet als vervanging van je boekhoudsoftware, maar als extra zekerheid.

Wat als je stopt met ondernemen?

Ook dan geldt de bewaartermijn van 7 jaar. Dus als je in 2025 stopt, bewaar je je administratie nog tot ten minste 2033.

Ik weet dat het verleidelijk is om alles in een doos te stoppen en te hopen dat het goed komt.

Maar de Belastingdienst houdt daar niet van. En jij ook niet, als ze ineens aankloppen.

Praktische tips die ik meegeef

Gebruik een systeem. Het maakt niet uit of dat Tellow, QuickBooks, Informer of Moneybird is — zolang je er consequent mee werk.

Scan bonnen direct in, koppel ze aan de juiste categorie, en maak maandelijks een overzicht. Dat kost je per maand misschien 20 minuten, en bespaart je later uren stress. En dit: maak het jezelf makkelijk. Een ordner op je bureau met losse papieren is geen administratie.

Een map op je bureaublad met willekeurige PDF's ook niet. Structuur is niet leuk, maar het is het waard.

Kort samengevat

Dat vind ik trouwens het belangrijkste wat ik mee wil geven: bewaren is niet hetzelfden als organiseren.

Je kunt 10.000 facturen hebben, maar als je binnen 30 seconden niet kunt vinden wat de Belastingdienst vraagt, dan heb je in de praktijk niets. 7 jaar. Alles. Digitaal of op papier, maar wel gestructureerd. En niet wachten tot je een brief krijgt — want dan is het al te laat om op te ruimen.