Je hebt een zakelijke rekening. Goed zo. Maar die rekening kost geld: maandelijkse abonnementskosten, transactiekosten, soms nog een pinpas met toeslag.
▶Inhoudsopgave
De vraag is simpel: mag je die kosten aftrekken? Het antwoord is ook simpel: ja. Maar er zit een addertje onder het gras, en dat vertel ik je graag.
Wat mag je precies aftrekken?
Alle kosten die direct verbonden zijn aan je zakelijke rekening zijn aftrekbaar. Dat betent: Wat me opvalt is dat veel zzp'ers deze kosten gewoon vergeten.
- Maandelijkse bankkosten of abonnementskosten
- Transactiekosten voor betalingen
- Kosten voor een zakelijke pinpas of creditcard
- Eventuele internationale betalingen of wisselkosten
Ze zitten in hun bankafschrift, maar worden niet geboekt. Als je Exact of Moneybird gebruikt, kun je een aparte categorie aanmaken voor bankkosten. Dan heb je het overzicht altijd paraat.
BTW op bankkosten: wat moet je weten?
Banken rekenen geen BTW over hun diensten. Dat betekent dat je geen BTW kunt terugvragen op je bankkosten.
Dat klinkt als nadeel, maar het maakt het juist eenvoudiger. Je hoeft geen BTW-teruggave te doen, je boekt de kosten gewoon exclusief BTW. Klaar. Eerlijk gezegd vind ik dit een van die dingen waar zzp'ers onnodig over piekeren. Geen BTW op bankkosten?
Dan hoef je er ook niet over na te denken. Boek het, vergeet het.
Privé en zakelijke rekening: hoe zit dat met aftrekken?
Hier gaat het mis bij veel starters. Je hebt een zakelijke rekening, maar soms betaal je er toch een privéuitgave mee.
Of andersom: je gebruikt je privérekening voor een zakelijke aankoop, zoals voor je software abonnementen aftrekken. Wat mag je dan precies opgeven?
De regel is duidelijk: alleen kosten die je maakt voor je onderneming zijn aftrekbaar. Als je een privéboeting krijgt op je zakelijke rekening, mag je die niet aftrekken. Ook contributies en lidmaatschappen aftrekken als zzp'er is een slimme manier om je belastingdruk te verlagen. En als je een zakelijke uitgave betaalt met je privérekening, mag je die wél aftrekken, mits je het goed kunt aantonen. Dat vind ik trouwens een van de redenen waarom een gescheiden zakelijke rekening echt nodig is.
Niet omdat de Belastingdienst het eist, maar omdat het je eigen leven een stuk makkelijker maakt.
Wat als je een combinatierekening hebt?
Alles op één rekening, gescheiden houden in je boekhouding: dat is waar het om draait. Sommige banken bieden een combinatierekening aan: één rekening die zowel zakelijk als privé gebruikt mag worden. Dat is fiscaal geen probleem, zolang je de stromen goed gescheiden kunt aantonen. Maar praktisch gezien?
Ik raad het af. Het wordt al snel rommelig, en dan ben je aan het einde van het jaar bezig met het uitpluizen van honderden transacties.
Hoe boek je bankkosten correct in?
Stel: je betaalt 10 euro per maand aan bankkosten. Je boekt dat als volgt:
- Rekening: Bankkosten (kostenrekening)
- BTW: 0% (geen BTW van toepassing)
- Bedrag: 10 euro
Simpel toch? Toch zie ik regelmatig dat zzp'ers bankkosten verkeerd boeken, of ze helemaal overslaan.
Als je Tellow of QuickBooks gebruikt, kun je je bankafschriften automatisch laten importeren. Dan mis je niets meer.
Wat je niet mag vergeten
Bankkosten zijn aftrekbaar, maar ze vormen slechts een klein deel van je totale kostenstructuur. Wat ik vaak zie is dat zzp'ers zich focussen op de kleine posten, terwijl ze de grote zakelijke kosten die je mag aftrekken over het hoofd zien, zoals beroepskosten, reiskosten, of de startersaftrek.
De startersaftrek bijvoorbeeld: die is vaak gunstiger dan freelancers denken, maar je moet hem wel actief claimen. En de uren-eis? Die 1.225 uur per jaar moet je kunnen aantonen. Zonder urendeclaratie heb je een probleem.
Dus ja, trek je bankkosten af. Maar zorg eerst dat de rest van je boekhouding op orde is.
Want automatisering corrigeert geen slordige boekhouding, hoe mooi de software ook is.
Veelgestelde vragen
Wat voor kosten van mijn zakelijke rekening kan ik als zzp'er precies aftrekken?
Als zzp'er zijn veel kosten direct verbonden aan je zakelijke rekening aftrekbaar, zoals maandelijkse bankkosten, transactiekosten en kosten voor een zakelijke pinpas. Het is belangrijk om deze kosten goed te registreren in je boekhouding, bijvoorbeeld door een aparte categorie aan te maken.
Kunnen bankkosten worden teruggevraagd als BTW?
Banken rekenen geen BTW over hun diensten, dus je kunt geen BTW terugvragen op je bankkosten. Dit maakt het juist eenvoudiger, omdat je de kosten gewoon exclusief BTW boekt en er niet over na hoeft te denken.
Welke kosten verlies ik als zzp'er vaak uit het oog bij het aftrekken van mijn zakelijke rekening?
Veel zzp'ers vergeten vaak kosten zoals maandelijkse bankkosten, transactiekosten en eventuele internationale betalingen. Het is essentieel om deze kosten te noteren en mee te nemen bij je belastingaangifte om een volledig overzicht te krijgen.
Hoe zit het met het aftrekken van kosten als ik zowel een privé- als zakelijke rekening gebruik?
Het is aan te raden om een gescheiden zakelijke rekening te gebruiken. Hoewel een combinatierekening technisch gezien geen probleem is, wordt het snel rommelig en tijdrovend om alle transacties te verwerken, vooral aan het einde van het jaar.
Wat moet ik doen als ik een privéuitgave op mijn zakelijke rekening heb gedaan?
Als je een privéuitgave hebt gedaan op je zakelijke rekening, mag je die niet aftrekken. Zorg er daarom voor dat je een duidelijke scheiding houdt tussen je privé- en zakelijke financiën, en registreer alle transacties correct in je boekhouding.