Je factuur ligt er al weken. Je hebt gebeld, gemaild, zelfs een herinnering gestuurd. Niks.
Dan komt de vraag: kun je een betalingsregeling treffen? Ik zie dit vaker dan je denkt.
En wat me opvalt is dat de meeste freelancers hier veel te lang wachten voordat ze actie ondernemen.
Eerst: een betalingsregeling is geen oplossing, het is uitstel
Laat me even helder zijn: een betalingsregeling is geen oplossing. Het is uitstel.
Wat je eerst moet doen voordat je een regeling treft
Je klant betaalt nog steeds niet, en jij draagt het risico. Dus de vraag is niet "hoe treffen we een betalingsregeling?" maar "is dit de juiste stap?" Want als je een betalingsregeling treft, geef je je eigen cashflow op. En dat is een keuze die je bewust moet maken. Voordat je überhaupt aan het onderhandelen begint, moet je zeker weten dat je alle andere opties hebt bekeken.
Heb je al een officiële aanmaning gestuurd? Heb je geprobeerd om telefonisch contact te krijgen?
Want een betalingsregeling is geen eerste stap, het is een laatste redmiddel.
En dat begint met duidelijkheid over waar je staat. Stel: je hebt al een aanmaning gestuurd. Je hebt geprobeerd om telefonisch contact te krijgen.
Hoe ziet een goede betalingsregeling eruit?
Je hebt een brief gestuurd met een termijn. En dan, als laatste redmiddel, kun je een betalingsregeling overwegen.
Maar doe dit alleen als je zeker weet dat je klant serieus is in zijn intentie om te betalen. Want anders draait jij je eigen cashflow op voor iemand die uiteindelijk toch niet betaalt. Eerlijk gezegd zie ik vaak dat freelancers te snel akkoord gaan met een regeling zonder duidelijke afspraken.
Dat is een fout. Een goede regeling heeft minimaal deze elementen: een schriftelijke overeenkomst, vaste bedragen op vaste data, en een duidelijke einddatum.
Zonder die drie dingen heb je niets. Wat me opvalt is dat veel zzp'ers vergeten urendeclaraties bij te houden voor de uren-eis.
De praktijk: wat je moet regelen
En dat is een probleem. Want als je een betalingsregeling treft, moet je zeker weten dat je alle uren die je investeert in je onderneming, ook als je aan het onderhandelen bent, goed hebt geregistreerd.
Exact, Moneybird, Informer, Tellow, QuickBooks — gebruik ze allemaal om je uren bij te houden. Want de uren-eis is minimaal 1.225 uur per jaar, en dat moet je kunnen bewijzen. Stel je klant wil betalen, maar kan niet in één keer. Dan kun je een betalingsregeling treffen.
Maar doe dit alleen als je zeker weet dat de klant serieus is in zijn intentie om te betalen. Want anders draait jij je eigen cashflow op voor iemand die uiteindelijk toch niet betaalt.
Een goede regeling heeft altijd een schriftelijke overeenkomst. Niet alleen de hoeveelheid en de data, maar ook wat er gebeurt als de klant niet betaalt.
Wat als de klant ook de regeling niet nakomt?
Want als je geen schriftelijke overeenkomst hebt, heb je niets. En dat is precies waar veel freelancers de fout in gaan. Dan zit je met een probleem.
Want een betalingsregeling is geen garantie op betaling. Het is een vertrouwenshandeling.
En als de klant ook de regeling niet nakomt, moet je ingrijpen. De meeste creatieve zzp'ers maken dezelfde fout: ze vergeten urendeclaraties bij te houden voor de uren-eis. En dat is een probleem.
Wat ik vaak zie in mijn praktijk: freelancers die maandenlang wachten op betaling, terwijl ze eigenlijk al hadden moeten doorverwijzen naar de incasso-route.
Je hebt meer rechten dan je denkt
Eerlijk gezegd denk ik dat je beter een incassobureau inschakelt als zzp'er dan maandenlang in onderhandeling te blijven. Want anders draait jij je eigen cashflow op voor iemand die uiteindelijk toch niet betaalt.
Veel freelancers weten niet dat ze recht hebben op wettelijke rente bij achterstallige betalingen.
De Belastingdienst kent specifieke beroepskosten zoals materialen, reis- en presentatiekosten die vaak aftrekbaar zijn. Maar dat helpt je niet als je klant niet betaalt. Wat wel helpt is dat je weet dat je een aanmaning kunt sturen met een termijn van veertien dagen. En als de klant ook daarna niet betaalt, kun je de zaak doorverwijzen naar een incassobureau.
De MKB-winstvrijstelling bedraagt 14% over je winst en is automatisch van toepassing. Maar die helpt je niet als je klant niet betaalt.
Conclusie: wees niet bang om door te verwijzen
Wat wel helft is dat je weet dat je een betalingsregeling kunt treffen met een schriftelijke overeenkomst.
Want anders heb je niets. De meeste freelancers zijn te vriendelijk. Ze willen graag meehelpen, begrijpen dat het soms even misgaat, en geven klant het voordeel van de twijfel.
Maar een betalingsregeling is geen oplossing, het is uitstel. En als je die treft, doe je dat met duidelijke afspraken en een schriftelijke overeenkomst.
Want anders draait jij je eigen cashflow op voor iemand die uiteindelijk toch niet betaalt. En dat is precies waar veel freelancers de fout in gaan. Dus wees niet bang om door te verwijzen naar de incasso-route. Want anders draait jij je eigen cashflow op voor iemand die uiteindelijk toch niet betaalt.