Je bestelt goederen uit China, Thailand of de VS. Het pakketje komt aan bij de douane, en ineens staat er een rekening op je kantoor met btw en soms ook invoerrechten. Wat nu? Als zzp'er kun je die import-btw meestal gewoon terugkrijgen — maar alleen als je het goed boekt.
▶Inhoudsopgave
En daar loopt het bij veel ondernemers mis. Laten we het gewoon helder hebben: import-btw is geen extra belasting die je betaalt. Het is voorschot.
En als je btw-plichtig bent, mag je die aftrekken. Maar je moet wel je administratie op orde hebben. Geen uitzondering.
Wat gebeurt er bij de douane?
Als goederen de EU binnenkomen, moet de douane eerst btw en eventuele invoerrechten berekenen. Die btw heet invoer-btw.
Het tarief is gelijk aan het btw-tarief dat je ook in Nederland zou betalen — dus meestal 21%, soms 9%. Je krijgt een aangifte van de douane of een doorvoerdocument. Daarop staat precies hoeveel invoer-btw je hebt betaald.
Dat document is goud waard, want daar heb je het bij de aangifte voor nodig.
Eerlijk gezegd zie ik te vaak dat freelancers dat document kwijtraken of er niet naar kijken. Het belandt in een e-mail van een expediteur en wordt nooit opgeslagen. Als je het niet kunt vinden, kun je de btw niet aftrekken. Simpel als dat.
Hoe boek je import-btw?
Je boekt de invoer-btw als te vorderen btw — dus aan de debetzijde van je administratie.
De aankoopprijs van de goederen zelf boek je als kostenpost. De btw erover is iets aparts.
- €1.000 als beroepskosten (materialen)
- €210 als te vorderen btw
Stel: je importeert materialen ter waarde van €1.000 en betaalt €210 invoer-btw. Dan boek je: In je btw-aangifte tel je die €210 op bij de te vorderen btw. Die verrekend je met de btw die je zelf hebt opgelegd aan klanten. Het resultaat is dat je die import-btw effectief terugkrijgt — of dat je minder hoeft af te dragen.
Wat me opvalt: veel zzp'ers die dropshippen of via platforms als Alibaba bestellen, hebben geen idee dat dit ook geldt voor hen.
Ze denken: ik lever aan particulieren, dus btw is geen issue. Maar de import-btw is iets anders dan de btw op je eigen omzet. Die betaal je bij de douane, en die mag je aftrekken. Altijd.
En als je btw-vrijgesteld bent?
Als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt of btw-vrijgesteld bent, zit het anders.
Dan mag je geen btw aftrekken. Dan is de invoer-btw een echte kostenpost — je betaalt het, en je krijgt het niet terug. Dat is een reële kostenpost die je bij de prijsberekening van je producten mee moet nemen. Ik zie creatieve zzp'ers die materialen uit het buitenland halen en vergeten dat die 21% import-btw hun marge opvreet. Reken het erbij. Altijd.
De praktijk: wat kan er misgaan?
Er zijn een paar valkuilen die ik regelmatig tegenkom. Zonder bewijs geen aftrek.
1. Geen factuur of douaneverklaring bewaren
Bewaar elke douaneverklaring, elke factuur van je expediteur, elke aangifte. Digitaal, in je boekhouding, of in een map op je laptop — maar bewaar het.
2. De btw verkeerd boeken
De Belastingdienst mag op elk moment vragen om bewijs. Sommige ondernemers boeken de import-btw gewoon bij de kostenpost van de goederen. Dan is het in Exact of Moneybird een keer weg, en zie je het niet meer terug als aftrekpost. Maak het gescheiden: kosten en btw zijn twee verschillende dingen.
3. Vergeten dat ook diensten uit het buitenland btw kunnen opleveren
Import-btw gaat over goederen. Maar als je een dienst koopt van een bedrijf buiten de EU — bijvoorbeeld software, een abonnement, of advies — dan geldt de omgekeerde heffing.
Je moet zelf btw berekenen en aangeven. Dat is een ander mechanisme, maar het raakt hetzelfde thema: btw op buitenlandse inkopen verwerken vraagt om extra aandacht in je boekhouding.
Wat heb je nodig om het goed te doen?
Je hebt niet veel nodig. Een paar dingen wel:
- Een douaneverklaring of doorvoerdocument waarop de invoer-btw staat
- Een factuur van je leverancier of expediteur
- Een boekhouding waarin je de btw apart vermeldt — Exact, Moneybird, Tellow, het maakt niet uit, zolang je het maar netjes doet
En dan: zorg dat je het boekt in de periode waarin de goederen de EU binnenkomen.
Niet pas als je de factuur betaalt, maar op het moment van invoer. Anders klopt je btw-aangifte niet met de administratie, en dat levert later vragen op.
Conclusie: geen paniek, wel actie
Import-btw is niet ingewikkelder dan de rest van je btw-administratie. Het is gewoon een andere post.
Betaal je bij de douane, boek je als te vorderen btw, en verreken je in je aangifte. Klaar. Maar — en dit is het verschil tussen een soepel lopende administratie en een stressvol weekend voor de deadline — je moet het wel doen. Actief. Met de juiste documenten.
En niet uitstellen tot je een herinnering van de Belastingdienst krijgt. Dat vind ik trouwens het belangrijkste advies dat ik kan geven, over import-btw en over belastingen in het algemeen: het is niet moeilijk, maar je moet het wel doen. En niet morgen.
Veelgestelde vragen
Is er een manier om btw-vrijstelling te krijgen bij import?
Nee, als zzp’er krijg je geen btw-vrijstelling bij import, tenzij je onder de kleineondernemersregeling valt of specifiek btw-vrijgesteld bent. In dat geval is de invoer-btw een kostprijs die je moet meerekenen in je prijzen, en je kunt deze niet terugvragen.
Hoe boek ik de invoer-btw correct in mijn administratie?
Als zzp’er boek je de invoer-btw als ‘te vorderen btw’. Dit betekent dat je het bedrag als een openstaande btw in je administratie noteert. Je verrekent deze vervolgens met de btw die je zelf aan je klanten hebt opgelegd, waardoor je de btw effectief terugkrijgt.
Wat is het ‘Enig Document’ en waarom is het belangrijk?
Het ‘Enig Document’ is het document van de douane dat de btw en eventuele invoerrechten weergeeft. Dit document is cruciaal om de invoer-btw te kunnen aftrekken, dus het is essentieel om het goed te bewaren en niet te verliezen.
Wat gebeurt er als ik het douanendocument kwijtloop?
Als je het douanendocument kwijtraakt, kun je de invoer-btw niet meer aftrekken. Zorg er daarom altijd voor dat je het document veilig bewaart, bijvoorbeeld in een digitale archief of een fysieke map, zodat je het altijd kunt raadplegen bij de aangifte voor btw.
Hoe verschilt btw bij import van btw bij eigen omzet?
Btw bij import binnen de EU is een voorschot op de btw die je later aan de belastingdienst betaalt. Btw op je eigen omzet is de reguliere btw die je aan je klanten rekent. Het verschil is dat de import-btw een kostprijs is die je kunt terugvragen, terwijl de btw op je omzet een inkomstenbelasting is.