Je start als freelancer en je hebt een btw-nummer nodig. Maar hoe werkt dat precies? En wanneer heb je het echt nodig?
Ik zie regelmatig dat starters hierdoor in de war raken. Laten we het even helder maken.
Wat is een btw-nummer precies?
Een btw-nummer (officieel: btw-identificatienummer of ob-nummer) is het nummer dat de Belastingdienst aan ondernemers toekent voor de omzetbelasting. Je hebt het nodig om btw af te dragen aan je klanten en om btw terug te krijgen van je leveranciers. Zonder btw-nummer kun je niet factureren met btw.
Let op: een btw-nummer is niet hetzelfde als je KvK-nummer. Het KvK-nummer is je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Wanneer heb je een btw-nummer nodig?
Het btw-nummer is apart en wordt door de Belastingdienst uitgegeven. Je hebt een btw-nummer nodig als je:
- Je als ondernemer goederen of diensten levert die onder de btw vallen
- Je btw wilt aftrekken op je inkomsten
- Je facturen wilt uitsturen met btw
Wat me opvalt is dat veel starters denken dat ze het pas nodig hebben als ze echt beginnen met factureren. Maar in de praktijk is het anders: je kunt het beste aanvragen zodra je serieus begint met je onderneming, zelfs als je nog geen omzet hebt. Je kunt een btw-nummer aanvragen via de Belastingdienst. Het is kosteloos.
Hoe vraag je het aan?
Je doet dit door het formulier 'Opgaaf Startende Onderneming' in te vullen.
Dit formulier vind je op de website van de Belastingdienst. Je hebt hiervoor nodig: Eerlijk gezegd, het formulier is niet de meest intuïtieve ervaring. Het is een PDF die je moet downloaden, invullen en terugsturen.
- Je KvK-nummer (als je dat al hebt)
- Je persoonlijke gegevens
- Je verwachte omzet
- Je startdatum van je onderneming
Sommige boekhoudprogramma's zoals Moneybird of Tellow bieden hierbij ondersteuning, maar uiteindelijk moet je het zelf naar de Belastingdienst sturen. Na ontvangst krijg je je btw-nummer toegestuurd.
Wat gebeurt er na de aanvraag?
Dit nummer gebruik je vanaf dan op al je facturen. Het duurt meestal enkele weken voordat je het nummer ontvangt, dus vraag het ruim op tijd aan.
Je ontvangt ook direct je eerste btw-aangifte. De Belastingdienst bepaalt op basis van je verwachte omzet of je per maand of per kwartaal aangifte doet. De meeste starters beginnen met kwartaalaangifte.
En als je nog niet in het Handelsregister staat?
Veel freelancers starten zonder KvK-inschrijving als zzp'er. Ook dan kun je een btw-nummer aanvragen. Je vult dan het formulier 'Opgaaf Startende Onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister)' in.
Dit is specifiek bedoeld voor ondernemers die nog niet bij de KvK staan ingeschreven.
Een paar dingen die ik tegenkom in de praktijk
Wat ik hierbij merk: veel creatieve zzp'ers denken dat ze eerst een KvK-nummer nodig hebben. Dat is niet zo.
- Starters wachten te lang met aanvragen. Begin er niet mee als je echt klaar bent om te starten.
- Ze vergeten dat ze ook btw moeten voldoen over eigen gebruik van materialen of apparatuur.
- De uren-eis van 1.225 uur per jaar wordt vergeten, wat invloed heeft op je startersaftrek.
Je kunt je btw-nummer aanvragen zonder KvK-inschrijving, zolang je maar aantoont dat je serieus aan het werk bent. Wat ik regelmatig zie gebeuren: De MKB-winstvrijstelling van 14% is automatisch van toepassing, maar je moet wel je boekhouden op orde hebben.
Concreet advies
Automatisering in software zoals Exact of QuickBooks corrigeert geen slordige boekhouding. Vraag je btw-nummer aan zodra je begint met je onderneming.
Houd je urendeclaraties bij vanaf dag één. En maak gebruik van de startersaftrek en de uren-eis — ze zijn er voor een reden. Heb je vragen over je specifieke situatie? Neem contact op met de Belastingdienst of een belastingadviseur. Het is beter om het goed te doen vanaf het begin, dan achteraf te moeten bijstellen.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik een btw-nummer aanvragen bij de Belastingdienst?
Om een btw-nummer aan te vragen, vul je het formulier ‘Opgaaf Startende Onderneming’ in op de website van de Belastingdienst. Je hebt daarbij je KvK-nummer, persoonlijke gegevens, verwachte omzet en startdatum van je onderneming nodig. Hoewel het formulier niet altijd even gebruiksvriendelijk is, is het aanvragen kosteloos en duurt het meestal enkele weken voordat je het nummer ontvangt.
Kun je een btw-nummer aanvragen zonder KVK?
Ja, het is mogelijk om een btw-nummer aan te vragen zonder KvK-inschrijving. In dat geval vul je het formulier ‘Opgaaf Startende Onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister)’ in. Dit formulier is specifiek bedoeld voor ondernemers die nog niet bij de KvK zijn ingeschreven en is een vereiste voor het aanvragen van een btw-identificatienummer.
Kan ik online een btw-identificatienummer aanvragen?
Nee, het aanvragen van een btw-identificatienummer gebeurt niet direct online. Je moet het formulier ‘Opgaaf Startende Onderneming’ downloaden, invullen en terugsturen naar de Belastingdienst. Sommige boekhoudprogramma’s, zoals Moneybird en Tellow, kunnen je hierbij ondersteunen, maar de uiteindelijke indiening is nog steeds via het fysieke formulier.
Hoe krijg ik mijn btw-nummer?
Na het indienen van het formulier ‘Opgaaf Startende Onderneming’ bij de Belastingdienst, ontvang je je btw-nummer via de post. Het kan enkele weken duren voordat je het nummer ontvangt, dus het is verstandig om de aanvraag ruim op tijd in te dienen. Zodra je het nummer hebt, kun je dit direct gebruiken op al je facturen.
Wat is het verschil tussen een btw-nummer en een KvK-nummer?
Een btw-nummer (of ob-nummer) is het nummer dat de Belastingdienst aan ondernemers toekent voor de omzetbelasting, terwijl een KvK-nummer je inschrijving bij de Kamer van Koophandel vertegenwoordigt. Hoewel beide belangrijk zijn voor je onderneming, dienen ze verschillende doelen en worden ze door verschillende instanties uitgegeven.