Stel: je hebt een factuur van 21% btw betaald aan je leverancier, maar die btw hoefde je eigenlijk niet te betalen. Of misschien heb je te veel afgedragen.
▶Inhoudsopgave
In beide gevallen kun je het geld terugvragen. Maar hoe werkt dat echt?
En waar lopen de meeste zzp'ers keer op vast? Wat me opvalt is dat veel freelancers btw terugvragen als iets mysterieus. Het is eigenlijk best logisch.
Je vult een btw-aangifte in via Exact, Moneybird of Tellow, en als je meer btw hebt betaald dan je hebt ontvangen, krijg je geld terug. De Belastingdienst betaalt het uit. Klinkt simpel, toch?
Wanneer heb je recht op btw-teruggave?
Je kunt btw terugvragen in twee situaties. Ten eerste: je hebt meer btw betaald aan je leveranciers dan je zelf aan klanten in rekening hebt gebracht.
Je hebt een factuur van 21% btw betaald aan een bureau, software, materiaal — en die btw is aftrekbaar.
Ten tweede: je hebt per ongeluk te veel btw afgedragen bij je aangifte. Dat gebeurt vaker dan je denkt, vooral als je urendeclaraties vergeten zijn of je boekhouding niet klopt. Eerlijk gezegd zie ik dit regelmatig: iemand heeft een factuur van een leverancier niet goed geboekt, en ineens staat er 21% btw bij die aangifte die er niet hoort.
De kleine-ondernemersregeling en btw-teruggave
De Belastingdienst corrigeert dat niet voor je. Jij moet het zelf opmerken.
Als je onder de kleine-ondernemersregeling (KOR) valt, hoef je in principe geen btw af te dragen. Maar je betaalt nog steeds btw aan je leveranciers. Die btw is dan een kostenpost. Je kunt die niet apart terugvragen via je btw-aangifte, want die doe je er niet.
Die kosten zitten al in je winst. Maar als je boven de KOR uitkomt — meestal boven de 20.000 euro omzet — dan moet je btw gaan afdragen.
En dan begint het pas echt relevant te worden om scherp te zijn over wat je terugvraagt.
Hoe vraag je btw terug?
Je vult je btw-aangifte in via het portaal van de Belastingdienst, of via software zoals QuickBooks of Informer. Daar vul je in hoeveel btw je hebt ontvangen (aan de ene kant) en hoeveel je hebt betaald (aan de andere kant). Mocht je achteraf een fout ontdekken, dan kun je een suppletieaangifte btw indienen om dit te corrigeren.
Het verschil is wat je moet afdragen of terugkrijgt. Als je meer hebt betaald dan ontvangen, krijg je een teruggave.
Die komt meestal binnen enkele weken op je rekening. Maar let op: je moet de facturen bewaren. De Belastingdienst kan altijd nog terugkijken.
Veelgemaakte fouten bij btw-teruggave
Dat vind ik trouwens het belangrijkste punt: bewaar je facturen. Niet omdat de Belastingdienst elke week controleert, maar omdat als ze komen kijken, je dan alles paraat moet hebben. En dat geldt ook voor urendeclaraties en correspondentie met leveranciers. De meeste creatieve zzp'ers maken dezelfde fout: ze vergeten urendeclaraties bij te houden voor de uren-eis, of ze raken in de knoop wanneer ze hun btw-aangifte doen als zzp'er.
Dat heeft indirecte gevolgen voor je btw-positie, omdat je winst anders uitvalt.
En je winst bepaalt weer hoeveel btw je uiteindelijk moet afdragen of terugkrijgt. Een ander veelvoorkomend probleem: facturen die niet goed zijn geboekt.
Je hebt een factuur van 21% btv betaald, maar in je boekhouding staat alleen het bedrag zonder btw. Dan klopt je aangifte niet. En dan krijg je geen teruggave, terwijl je er wel recht op hebt.
Wat als de Belastingdienst het niet eens is?
Soms zegt de Belastingdienst: deze btv mag je niet aftrekken. Dan krijg je een naheffingsaanslag.
Dat is vervelend, maar niet het einde van de wereld. Je kunt daar bezwaar tegen maken, mits je kunt aantonen dat de kosten echt voor je onderneming waren. En daar zit het: je moet kunnen bewijzen.
Praktische tips om het makkelijker te maken
Niet alleen dat je de factuur hebt betaald, maar ook dat de kosten zakelijk waren. Een laptop die je ook privé gebruikt?
Dan moet je dat goed kunnen onderbouwen. Gebruik software die automatisch de btv splitst.
Moneybird en Exact doen dat goed. Maar controleer het zelf ook. Automatisering corrigeert geen slordige boekhouding. Houd je facturen bij elk.
Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf. Als je over drie jaar terugkijkt, wil je nog weten waarom je die ene factuur had. Bepaal daarom goed of je jouw aangifte omzetbelasting per kwartaal of maand indient.
En als je twijfelt: vraag het. Niet aan Google, maar aan iemand die er verstand van heeft. Want btw-teruggave is geen rocket science, maar het is ook niet iets waar je slordig mee om moet gaan.
De aftrekposten voor starters zijn vaak gunstiger dan freelancers denken, maar je moet ze wel actief claimen.
Dat geldt ook voor btv. Het geld ligt er voor het ophalen — als je maar weet waar je moet zoeken.
Veelgestelde vragen
Wanneer kan ik als zzp'er btw terugvragen?
Als zzp'er kun je btw terugvragen als je meer btw hebt betaald aan leveranciers dan je zelf aan klanten hebt gefactureerd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je een factuur hebt betaald voor software of materialen, maar je die niet aan klanten hebt verkocht. Je kunt dit corrigeren door een suppletieaangifte in te dienen via het Belastingdienst portaal.
Kun je als zzp'er btw terugvragen?
Ja, het is zeker mogelijk voor zzp'ers om btw terug te vragen. Dit gebeurt meestal wanneer je meer btw hebt betaald dan je hebt ontvangen, bijvoorbeeld door fouten in je boekhouding of het vergeten van urendeclaraties. Het is belangrijk om je btw-aangifte nauwkeurig in te vullen en facturen goed te bewaren, zodat de Belastingdienst eventuele correcties kan controleren.
Waar mag je geen btw van terugvragen?
Privé uitgaven, zoals persoonlijke aankopen of eten en drinken in de horeca, zijn niet aftrekbaar en kun je dus niet terugvragen. Ook uitgaven die betrekking hebben op vrijgestelde of niet-belastbare omzet, en giften aan personen, komen niet in aanmerking voor btw-teruggave.
Kan je als eenmanszaak btw terugvragen?
Absoluut! Eenmanszaken kunnen dezelfde regels rondom btw-teruggave hanteren als andere zzp'ers. Als je onder de kleine-ondernemersregeling valt, is het extra belangrijk om je btw-aangifte nauwkeurig te controleren, omdat je in principe geen btw hoeft af te dragen, maar wel kosten hebt die je niet apart kunt terugvragen.
Kun je als zzp'er btw terugvragen?
Ja, je kunt als zzp'er btw terugvragen, maar het is belangrijk om je aangifte zorgvuldig in te vullen. Als je meer btw hebt betaald dan je hebt ontvangen, kun je een suppletieaangifte indienen om het verschil terug te krijgen. Vergeet niet om alle relevante facturen en correspondentie goed te bewaren.