Laat ik het even heel helder zeggen: als freelancer of kleine ondernemer kun je soms subsidie krijgen om je bedrijf te digitaliseren. Maar wie begint, snapt al snel dat de regels ingewikkelder zijn dan ze lijken.
▶Inhoudsopgave
En dat het aanvragen zelf ook weer een klus is. Toch is het de moeite waard om even goed te kijken — vooral als je toch al software of tools overweegt aan te schaffen.
Welke regelingen kun je tegenkomen?
Er bestaan op dit moment een paar bekende subsidies die relevant zijn voor MKB-bedrijven.
DBS (Digitale Bedrijfsvaardigheden Subsidie)
De meeste daarvan zijn voorbij, maar sommige lopen nog of komen weer terug in een andere vorm. Dit was een regeling van de Rijksoverheid die specifiek gericht was op het verbeteren van digitale vaardigheden. Kleine bedrijven konden subsidie krijgen voor software, cursussen of advies rondom digitalisering. Helaas is deze regeling inmiddels afgesloten.
Maar het idee erachter leeft door: subsidie voor digitalisering blijft een thema dat de overheid terug laat komen. Even een kanttekening.
BVB (Bijzonder Verbruikersbelasting? Nee, toch niet)
Als je zoekt naar digitaliseringssubsidies, kom je soms wat verwarrende afkortingen tegen.
De BVB heeft er in dit geval niks mee te maken. Focus op regelingen die echt bestaan nu, niet op oude of verkeerd geïnterpreteerde namen. Wat me opvalt is dat veel ondernemers alleen kijken naar landelijke regelingen.
Provinciale en regionale subsidies
Terwijl provincies en regio's soms hun eigen potje hebben. Denk aan digitale transitiesubsidies via de provincie Utrecht of stimuleringsfondsen in jouw regio.
Die zijn vaak kleiner, maar ook makkelijker te halen. Check daarom altijd ook je provincie en gemeente — niet alleen Rijksoverheid.nl.
Wat houdt een aanvraag precies in?
Stel: er loopt een regeling die past bij jouw situatie. Dan moet je meestal een paar dingen regelen voordat je kunt aanvragen.
Je hebt vrijwel altijd nodig: Eerlijk gezegd?
- Een KvK-inschrijving die nog geldig is
- Een duidelijk plan: wat ga je digitaliseren en waarom?
- Een begroting van de kosten
- Bewijs dat je eigen bijdrage kunt leveren (subsidie dekt zelden 100%)
Veel freelancers stoppen bij stap één. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat ze denken dat het te veel rompslomp oplevert. En ja, het kost tijd. Maar als je al een half uur per week kwijt bent aan het invoeren van facturen in een Excel-sheet, dan is de investering in een goed boekhoudsysteem — eventueel met subsidie — het dubbel en dwars waard.
Welke kosten zijn subsidiabel?
Dat hangt per regeling, maar over het gaat het om kosten die direct bijdragen aan digitalisering. Denk aan:
- Softwarelicenties (boekhoudpakketten, CRM-systemen, projecttools)
- Advies van een IT-consultant
- Cursussen om je personeel (of jezelf) digitaal vaardiger te maken
- Hardware die nodig is voor de nieuwe digitale werkwijze
Wat vaak niet meegaat: algemene bedrijfskosten. Je autokosten, huur van je kantoor, dingen die je toch al zou doen. Subsidie is bedoeld om iets nieuws mogelijk te maken, niet om bestaande lasten te verlagen.
Praktisch: hoe vind je wat voor jou werkt?
Ik raad altijd aan om te beginnen bij de Ondernemersplein Pagina van de Rijksoverheid. Daar vind je actuele regelingen. Daarnaast zijn subsidies voor startende ondernemers in Nederland handig om te checken via platforms zoals Stimulus (die regionale ondersteuning regelt) en Subsidietrekker.nl.
En hier zit ik zelf ook als belastingadviseur mee. Want veel van mijn klanten die subsidie aanvragen, willen ook weten wat de fiscale gevolgen zijn.
Subsidie is namelijk vaak belastbaar inkomen. Dus voordat je blij een bedrag ontvangt, is het slim om even na te gaan hoe dat in je aangifte terugkomt. Dat vind ik trouwens een van die dingen die ondernemers over het hoofd zien — ze zijn blij met subsidie, maar vergeten dat de Belastingdienst ook meekijkt.
Twee dingen die ik altijd zeg tegen klanten
Ten eerste: begin niet te laat. Subsidieaanvragen duren langer dan je denkt.
Tussen indienen, beoordeling en uitbetaling kan makkelijk een paar maanden zitten. Als je nu een project plant, begin dan nu met zoeken. Ten tweede: houd je boekhouding op orde.
Niet alleen voor de subsidie zelf, maar ook voor de Belastingdienst. De KVK-subsidiewijzer gebruiken helpt je bovendien om gericht naar extra financiering te zoeken. Programma's zoals Moneybird, Exact of Tellow maken het daarnaast een stuk makkelijker om een overzicht te houden.
En mocht de Belastingdienst later vragen stellen over hoe je de subsidie hebt gebruikt, dan wil je niet achteraf alsnog zoeken naar bonnen en facturen. Digitaliseren is geen luxe meer. En als je kijkt naar subsidies voor thuiswerken en digitalisering, dan is het zeker de moeite waard. Zelfs als het even werk kost.