OSS-regeling voor zzp'ers die digitale diensten leveren aan consumenten

Je hebt een online business. Misschien verkoop je cursussen, templates, coaching via Zoom, of digitale downloads.

En ineens kom je erachter dat je klanten niet alleen in Nederland zitten, maar ook in Duitsland, Frankrijk of Spanje. Dan roept de btw-wereld op. En ja, dat voelt overweldigend.

Maar er is een regeling die het leven een stuk makkelijker maakt: de One Stop Shop. Laten we er eens doorheen lopen.

Wat is de OSS-regeling eigenlijk?

OSS staat voor One Stop Shop. Het is een systeem van de Belastingdienst waarmee je btw aangifte doet voor digitale diensten die je verkoopt aan consumenten in andere EU-landen.

Voorheen moest je je in elk land apart registreren voor btw. Duitsland? Apart registratie. Frankrijk? Weer een ander formulier. Het was een administratieve nachtmerrie.

Met OSS doet je alles via één portal: het eenloketsysteem. Je meldt de btw aan in Nederland, en de Belastingdienst regelt de verdeling naar de andere landen.

Eén aangifte, één betaling. Dat is het idee, en in de praktijk werkt het ook best goed.

Wanneer kom je in aanmerking?

De OSS-regeling is bedoeld voor zzp'ers en bedrijven die digitale diensten leveren aan consumenten in andere EU-landen. Denk aan online cursussen, software, webinars, e-books, abonnementen, of digitale content.

Het gaat specifiek om B2C: je verkoop aan particulieren, niet aan andere bedrijven. Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp'ers niet weten dat ze hieronder vallen. Je hoeft geen groot platform te zijn.

Wat telt als digitale diensten?

• Online cursussen en trainingen
• Software en apps
• E-books en digitale downloads
• Webinars en live-streams
• Online coaching of advies via videobellen
• Digitale abonnementen

Als je één cursus verkoopt via je eigen website aan iemand in België, dan ben je al bezig met intracommunautaire levering van digitale diensten.

Maar let op: fysieke producten vallen hier niet onder. Als je naast je cursus ook een boekje verstuurt, dan heb je te maken met twee verschillende regelingen. De digitale dienst via OSS, het fysieke product via de reguliere intracommunautaire levering.

Hoe werkt het eenloketsysteem in de praktijk?

Je meldt je aan bij het eenloketsysteem van de Belastingdienst. Daar vul je per kwartaal in hoeveel btw je hebt ontvangen per EU-land.

Het systeem berekent automatisch het juiste tarief. Want ja, Duitsland heeft een ander btw-tarief dan Nederland. Je hoeft die niet allemaal uit je hoofd te kennen.

Je dient de aangifte binnen een maand na afloop van het kwartaal.

Dus voor kwartaal 1 (januari t/m maart) heb je tot eind april de tijd. De betaling doet uiterlijk op de laatste werkdag van die maand. Eerlijk gezegd vind ik het een van de betere systemen die de Belastingdienst heeft opgezet.

Wat je moet bijhouden

Het is logisch opgebouwd, en als je eenmaal door het eerste kwartaal heen bent, gaat het snel. Het grote nadeel? Je moet wel je omzet per land bijhouden.

En dat is waar het bij veel zzp'ers schuurt. Je moet per transactie kunnen aantonen in welke EU-land de consument woont.

Dat doe je aan de hand van twee gelijkblijvende gegevens: bijvoorbeeld het IP-adres en de bankrekeninggegevens. De combinatie van die twee bevestigt de locatie. Zorg dat je dit vastlegt in je boekhouding. Veel boekhoudprogramma's zoals Moneybird en Exact kunnen dit automatisch registreren als je het goed instelt.

Maar controleer het zelf ook. Want als de Belastingdienst komt kijken, ben jij verantwoordelijk. Automatisering corrigeert geen slordige boekhouding, en dat geldt hier dubbel.

Wat zijn de voordelen voor jou als zzp'er?

Het grootste voordeel is duidelijk: je hoeft je niet in twintig landen te registreren.

Eén aanmelding, één aangifte, één betaling. Dat bespaart je uren aan administratie. En tijd is geld, zeker als je als zzp'er alles zelf doet. Daarnaast voorkom je boetes.

Want als je niet meldt dat je digitale diensten verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, loop je het risico op achterstallige btw-heffing plus boetes. De Belastingdienst krijgt steeds beter zicht op internationale transacties, mede door gegevensuitwisseling tussen EU-landen.

En er is nog iets. De MKB-winstvrijstelling geldt ook hier.

Je krijgt 14% vrijstelling over je winst, ook op de omzet die je in het buitenland genereert. Dat maakt de hele regeling nog iets aantrekkelijker.

Veelgemaakte fouten bij OSS

De meeste fouten die ik zie, zijn eigenlijk best voorkombaar. Ten eerste: zzp'ers die denken dat hun omzet te klein is voor OSS.

Er is geen minimum. Zelfs als je één cursus verkoopt aan iemand in Oostenrijk, moet je dit correct afhandelen.

Ten tweede: het vergeten van de bewijsstukken. Je moet twee gelijkblijvende gegevens per transactie hebben. Niet één, niet een schatting. Twee.

En ze moet je kunnen tonen bij een controle. En ten derde: het doorrekenen van het buitenlandse btw-tarief in je prijs.

Een praktijkvoorbeeld

Veel zzp'ers prijzen hun diensten inclusief Nederlandse btw en vergeten dat het tarief in het land van de consument geldt. Dat kan je marge flink drukken als je het niet meeneemt. Stel: je verkoopt een online cursus voor €21 inclusief 21% Nederlandse btw. Een Duitse klant koopt die cursus.

In Duitsland geldt 19% btw. Je moet dus 19% afdragen over die transactie, niet 21%.

Het verschil zit in je marge. Als je dat niet meerekent, verlies je geld op elke internationale verkoop. Wat ik vaak adviseer: prijs je diensten exclusief btw en laat het systeem het juiste tarief per land berekenen, of pas het nultarief btw bij export toe wanneer je buiten de EU levert.

De meeste verkoopplatforms en boekhoudsoftware kunnen dit aan. Het kost even wat rekenwerk in het begin, maar het beschermt je marge.

Moet je je ook in het buitenland registreren?

Nee, en dat is precies het mooie van OSS. Je blijft gewoon geregistreerd in Nederland. De Belastingdienst fungeert als tussenpersoon.

Je betaalt de totale btw in Nederland, en via het btw-systeem in Nederland voor zzp'ers verdeelt de Belastingdienst dit naar de betreffende EU-landen.

Er is wel een uitzondering: als je in een ander EU-land een vaste inrichting hebt, bijvoorbeeld een kantoor of een werkplek, dan moet je je alsnog in dat land registreren. Maar voor de gemiddelde zzp'er die vanuit huis werkt en online verkoopt, geldt: Nederland is je enige registratie.

Hoe start je met OSS?

Je meldt je aan via de website van de Belastingdienst. Je hebt je btw-nummer nodig en toegang tot het eenloketsysteem.

De aanmelding is gratis en je kunt elk moment starten, maar je kunt alleen per kwartaal aangifte doen. Mijn advies: begin meteen met het correct bijhouden van je internationale transacties. Zorg dat je boekhoudprogramma de landcode registreert bij elke factuur.

En bewaar je bewijsstukken: IP-adres, bankgegevens, factuur. Alles. Als je het eenmaal op orde hebt, is OSS eigenlijk een van de meest efficiënte systemen om internationale btw af te handelen.

Het kost je misschien een uur per kwartaal. Dat is het waard om het goed te doen.

Heb je vragen over hoe dit specifiek voor jouw situatie werkt? Neem contact op met een belastingadviseur die bekend is met intracommunautaire diensten en btw. Want elke situatie is anders, en wat voor de ene zzp'er geldt, geldt niet per se voor de andere.