Je rijdt naar een klant, je pakt de trein naar een congres, of je rijd een rondje om materiaal op te halen. Die kosten maken deel uit van je werk.
▶Inhoudsopgave
En ja, je mag ze aftrekken. Maar niet alles wat je denkt dat mag, mag ook echt.
En andersom: je kunt meer aftrekken dan je denkt. Laten we het gewoon helder hebben.
Openbaar vervoer: volledig aftrekbaar, maar bewijs is key
Trein, bus, tram, metro, taxi — als je het voor je werk gebruikt, mag je de volledige kosten aftrekken. Ook de btw erop kun je terug bij de Belastingdienst.
Klinkt simpel, en dat is het ook. Maar er zit een addertje onder het gras: je moet kunnen aantonen dat die reis echt zakelijk was.
Wat me opvalt is dat veel zzp'ers hier pas aan denken als de aangifte eraan zit. Dan sta je te puzzelen: was die treinrit naar Amsterdam nu voor klant X of was het ook een beetje voor mezelf? Bewaar je declaraties. Download je NS-overzicht, bewaar je Uber-rekeningen, exporteer je OV-chipkaartgeschiedenis.
Exact en Moneybird kunnen daar goed mee werkmaar je moet het wel uploaden. De Belastingdienst vraagt niet om bewijs, totdat ze het vragen. En dan moet het er zijn. Taxikosten zijn ook volledig aftrekbaar, mits zakelijk.
En die taxi?
Let op: een rit van je huis naar je vaste werkplek is privé.
Maar een taxi van je kantoor naar een klant, of van het station naar een afspraak die je niet anders kunt bereiken — dat is zakelijk. Logisch, maar je zou niet geloven hoe vaak ik zie dat mensen dit soort ritten gewoon niet declareren uit onwetendheid.
Eigen auto: twee keuzes, één goede optie
Met je eigen auto heb je twee mogelijkheden. Je kunt je werkelijke kosten aftrekken, of je gebruikt het kilometervergoedingstarief van de Belastingdienst.
In de praktijk kiest bijna iedereen voor het kilometervergoedingstarief. En terecht — het is simpeler en vaak voordeliger. Het tarief in 2025 is €0,23 per kilometer voor zakelijke ritten.
Rij je 10.000 kilometer per jaar voor je werk? Dan trek je €2.300 af. Makkelijk.
Maar: je moet een kilometerregistratie bijhouden. Niet een globale schatting aan het eind van het jaar, maar een daadwerkelijk overzit met datum, begin- en eindadres, doel van de reis, en aantal kilometers.
Wat ik vaak zie: mensen houden een notitieboekje bij in de auto. Prima begin, maar na drie maanden ligt het boekje onder de bank en is de motivatie weg. Gebruik Tellow of een vergelijkbare app. Je start het bij het begin van je rit en stopt het aan het eind. Klaar.
Werkelijke auto-kosten: wanneer zou je dat doen?
Geen gedoe, geen discussie met de inspecteur. Stel: je hebt een dure leaseauto en rijdt relatief weinig.
Dan kan het voordeliger zijn om je werkelijke zakelijke kosten af te trekken: lease, verzekering, onderhoud, brandstof, btw. Maar dan moet je het zakelijke percentage berekenen. Rij je 60% zakelijk, dan mag je 60% van alle kosten aftrekken. Het nadeel?
Je hebt meer administratie nodig en de berekening is complexer, zeker als je ook gemengde kosten moet berekenen en verwerken. Mijn advies: begin met het kilometervergoedingstarief.
Als je merkt dat je auto echt veel kost en je weinig rijdt, bereken dan eenmalig of werkelijke kosten voordeliger zijn. Laat dat niet te lang wachten — ik heb een zzp’er gehad die vier jaar lang €8.000 per jaar aan autokosten had en gewoon het kilometervergoedingstarief gebruikt. Toen bleek dat werkelijke kosten hem €1.500 per jaar meer had opgeleverd. Vier jaar lang. Dat is €6.000 die hij had kunnen aftrekken en niet deed.
Wat je niet mag aftrekten (maar waarvan je het wel denkt)
Je woon-werkverkeer is in principe privé. De rit van je huis naar je vaste werkplek — ook al is dat je thuiskantor — is geen aftrekbare reiskosten.
Ja, ook niet als je daar achter je bureau zit. De Belastingdienst ziet je huis als je vertrekpunt, niet als je werkplek.
Er is één uitzondering: als je meerdere werkplekken hebt en je reist daartussen, is dat wél zakelijk. Vergeet daarnaast niet om je kantoorbenodigdheden af te trekken als zzp'er. Je werkt 's ochtends bij klant A en 's middags bij klant B? Die rit ertussen is aftrekbaar.
Maar de eerste rit vanuit huis naar klant A en de laatste rit van klant B naar huis blijft privé. Eerlijk gezegd, dit is een van de dingen waar zzp'ers het meest mee worstelen. Het voelt alsof je iedere kilometer voor werk aftrekbaar zou moeten zijn. En in zekere zin heb je gelijk — je bent onderweg voor je zaak.
Maar de regels zijn wat ze zijn. Ken ze, gebruik ze slim, en ga er niet te veel energie in steken om ze te omzeilen.
Praktische tips om het simpel te houden
Gebruik één systeem voor je kilometerregistratie en stick to it. Tellow werkt goed, maar elke app die je daadwerkelijk gebruikt, is beter dan de perfecte app die je nooit opent. Bewaar je OV-declaraties in een aparte map in je boekhoudpakket — Informer en QuickBooks ondersteunen dit.
En maak het jezelf makkelijk: verwerk je reiskosten wekelijks, niet aan het eind van het jaar.
Want hier zit het: reiskosten aftrekken is niet ingewikkeld. Het is saai. Het is administratie. Maar het geld is echt — en het is van jou. Dus claim het. Gewoon netjes, met bewijs, en op tijd.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik bewijzen als ik mijn reiskosten wil aftrekken als zzp'er?
Als je reiskosten wilt aftrekken, is het cruciaal om bewijs te leveren van de zakelijke aard van de reis. Denk aan facturen, NS-overzichten, Uber-rekeningen of een OV-chipkaartgeschiedenis. Bewaar deze documenten goed, want de Belastingdienst vraagt erom als ze het nodig hebben.
Hoe kan ik mijn kilometerstand bijhouden als zzp'er?
Om je kilometerstand te registreren, kun je een notitieboekje gebruiken in je auto, maar een app zoals Tellow is vaak handiger. Noteer bij elke rit de datum, begin- en eindlocatie, het doel van de reis en het aantal gereden kilometers. Zo heb je een overzicht en voorkom je onnodige problemen met de Belastingdienst.
Wanneer is het voordeliger om mijn werkelijke autokosten af te schrijven in plaats van het kilometervergoedingstarief?
Als je een dure leaseauto hebt en relatief weinig rijdt, kan het voordeliger zijn om je werkelijke zakelijke kosten af te schrijven, inclusief lease, verzekering, onderhoud en brandstof. Je moet dan wel het zakelijke percentage berekenen, maar dit kan soms leiden tot een hogere aftrekpost dan het vaste kilometervergoedingstarief.
Wat zijn de zakelijke reiskosten die ik als zzp'er mag aftrekken?
Je mag de kosten van trein, bus, tram, metro en taxi aftrekken als ze voor je werk zijn. Ook taxikosten zijn volledig aftrekbaar, mits zakelijk. Let op: een rit van je huis naar je vaste werkplek is privé en dus niet aftrekbaar.
Kan ik als zzp'er een percentage van mijn reiskosten aftrekken?
Nee, je mag geen percentage van je reiskosten aftrekken. Je kunt de volledige kosten aftrekken, mits ze zakelijk zijn en je de benodigde bewijsstukken kunt overleggen. Denk aan facturen, overzichten en een gedetailleerde kilometerregistratie.