Stel je hebt een factuur gestuurd, maar de klant betaalt niet. En je weet het zelfs niet meer precies wie nog wat jouw geld verschuldigd is. Klinkt herkenbaar?
▶Inhoudsopgave
Dan is het tijd om eindelijk die openstaande posten lijst op orde te maken.
Wat me opvalt is dat veel freelancers dit uitstellen tot het te laat is. Ze hebben geen overzicht, dus ze schatten te veel belasting af en krijgen verrassingen bij de aangifte. Eerlijk gezegd is het bijhouden van openstaande posten niet moeilijk — het is gewoon saai. Maar als je het niet doet, betaal je het uiteindelijk dubbel: eerst in onoverzicht, dan in boetes of fouten.
Wat zijn openstaande posten precies?
Openstaande posten zijn facturen die nog niet zijn betaald. Ze staan nog open in je boekhouding.
Dus ze zijn nog niet ontvangen. Maar ze zijn wel belangrijk voor je cashflow en voor je belasting. In je boekhoudprogramma — of het nu Exact, Moneybird, Informer, Tellow of QuickBooks is — zie je vaak een overzicht van openstaande facturen.
Maar dat overzicht is alleen nuttig als je het ook daadwerkelijk bijhoudt.
En dat is waar het misgaat.
Waarom je dit niet kunt negeren
De meeste creatieve zzp'ers maken dezelfde fout: ze vergeten urendeclaraties bij te houden voor de uren-eis. En dat geldt ook voor openstaande posten.
Je denkt: "Die klant betaalt vanzelf wel." Maar als je geen overzicht hebt, weet je niet wie nog wat jouw geld verschuldigd is. En dat kan je aangifte behoorlijk verstoren. De aftrekposten voor starters zijn vaak gunstiger dan freelancers denken, maar je moet ze wel actief claimen.
De uren-eis en openstaande posten
En openstaande posten zijn daarvan een onderdeel. Want als je een factuur hebt gestuurd maar niet ontvangen, kun je die pas aftrekbaar maken als je aantoont dat je alles in het werk hebt gesteld om het geld binnen te halen.
De uren-eis voor startersaftrek: je moet minimaal 1.225 uur per jaar werken aan je onderneming. En dat geldt ook voor het opvolgen van openstaande facturen. Als je geen tijd hieraan besteedt, kun je de aftrekposten niet claimen. Dus ja, ook het bellen naar een klant die niet betaalt, telt mee.
Hoe werkt het in de praktijk?
Veel software belooft een 'zorgeloze aangifte', maar automatisering corrigeert geen slordige boekhouding.
Je boekhoudprogramma kan je helpen, maar je moet het zelf bijhouden. Wat ik vaak zie: freelancers die een factuur sturen en vergeten om een herinnering in te plannen.
En na drie maanden weten ze niet meer of die klant al heeft betaald of niet. In Moneybird kun je bijvoorbeeld automatisch herinneringen instellen. In Exact heb je de mogelijkheid om openstaande posten te categoriseren. En in Tellow kun je zelfs een overzicht genereren van alle onbetaalde facturen.
Maar het programma doet het niet voor je. Een klant van mij — laten we zeggen dat het een grafisch ontwerper was — had een factuur van 2.500 euro openstaand.
Een voorbeeld uit de praktijk
Hij had hem vergeten op te volgen. Na vier maanden vroeg ik: "Heb je die factuur al betaald gekregen?" Nee, hij had het vergeten. Uiteindelijk heeft hij het geld nog ontvangen, maar hij had in die vier maanden geen tijd aan het opvolgen besteed.
En dat is precies wat de Belastingdienst wil zien: dat je actief bezig bent met het innen van je geld. Dat vind ik trouwens het belangrijkste punt: het gaat niet om het geld zelf, maar om het bewijs dat je actief bezig bent.
Want als je dat niet hebt, kun je de aftrekposten niet claimen.
En dat kan behoorlijk schelen.
Wat je nu kunt doen
Begin met een overzicht. Open je boekhoudprogramma en maak een lijst van alle openstaande facturen.
Zet er naast wie de klant is, hoeveel er nog openstaat, en wanneer de factuur is gestuurd. Check ook direct wat je doet bij een faillissement.
En plan een herinnering in — of het nu een week, twee weken of een maand later is. De MKB-winstvrijstelling bedraagt 14% over je winst en is automatisch van toepassing. Maar als je openstaande posten niet bijhoudt, is je winst hoger dan hij is.
En dat betekent dat je te veel belasting betaalt. Dus ja, het is de moeite waard om het overzicht bij te houden.
De Zvw-bijdrage is geen aftrekpost, maar wel een vaste last bij je aangifte. En als je openstaande posten niet bijhoudt, heb je een vertekend beeld van je inkomsten. En dat beïnvloedt ook je Zvw-bijdrage. Dus het is niet alleen belangrijk voor je winst, maar ook voor je sociale premies.
De fiscale eenheid en openstaande posten
De fiscale eenheid (VOF of bv) verandert je aansprakelijkheid en aangifteplicht. En dat geldt ook voor openstaande posten.
Als je in een fiscale eenheid zit, moet je de openstaande posten samen bijhouden. En dat kan behoorlijk complex zijn. Maar het principe blijft hetzelfde: je moet weten wie nog wat jouw geld verschuldigd is.
Conclusie
Openstaande posten lijst bijhouden is niet het leukste onderdeel van je boekhouding. Maar het is essentieel.
Want als je het niet doet, betaal je het uiteindelijk dubbel: eerst in onoverzicht, dan in boetes of fouten. Begin vandaag nog. Open je boekhoudprogramma. Maak een overzicht. En plan een herinnering in. Want anders doe je het nooit.