Je hebt gewerkt, je factuur gestuurd, en dan hoor je ineens: je klant is failliet verklaard. En die factuur staat nog open.
▶Inhoudsopgave
Klinkt als een nachtmerrie, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Wat me opvalt is dat veel freelancers in die situatie gewoon afwachten. Ze hopen dat het wel goedkomt. Dat is begrijpelijk, maar fiscaal gezien is dat geen strategie.
Wat betekent faillissement echt voor jouw openstaande factuur
Als een klant failliet wordt verklaard, gaat een curator het vermogen van die ondernemer beheren.
Jij wordt een concurrente crediteur. Dat betekent: je staat in de rij achter de andere schuldeisers. De curator betaalt eerst de belastingdienst, dan de werknemers, en als er dan nog iets overblijft, kom jij — als zzp'er — aan de beurt. Vaak is dat niks.
Eerlijk gezegd: de kans dat je ooit nog iets terugkrijgt, is klein. En dat is pijnlijk, maar het is belangrijk om dat te begrijpen. Want als je weet waar je aan toe bent, kun je er iets aan doen.
Drie dingen die je direct moet doen
Je hebt een openstaande factuur en je klant is failliet. Wat nu?
1. Stuur een schuldbrief
Stuur een schuldbrief. Niet zomaar een vriendelijk mailtje, maar een officiële schuldbrief. Die moet per post verstuurd worden.
2. Meld je vordering bij de curator
De curator moet weten dat je een vordering hebt. Soms wordt die brief genegeerd, maar je hebt hem toch gestuurd.
Dat is belangrijk voor later. Stuur je factuur, de schuldbrief en eventueel het faillissementsvonnis naar de curator.
3. Bewaar alles
Je wilt dat je vordering wordt opgenomen in de lijst van schuldeisers. De kans dat je uitkeering krijgt is klein, maar als je niets doet, heb je zeker niks. Alles. De originele factuur, de herinneringen, de mailwisselingen, het faillissementsvonnis.
De belastingdienst wil later zien dat je echt geprobeerd hebt om je geld binnen te halen. Dat is relevant voor de aftrekpost.
De fiscale kant: kun je de factuur dan aftrekken?
Dit is waar het voor veel zzp'ers interessant wordt. Eerlijk gezegd, dit is iets wat veel mensen over het hoofd zien.
Je kunt een oninbaar verlies wel aftrekken. Maar je moet aan twee voorwaarden voldoen.
Ten eerste: je moet minimaal 1.225 uur per jaar werken aan je onderneming. De uren-eis geldt ook hier. Ten tweede: je moet aantonen dat je alles hebt geprobeerd om het geld binnenkrijgen.
Dus die schuldbrief en melding bij de curator zijn niet alleen voor de curator — die zijn ook voor de belastingdienst. De MKB-winstvrijstelling bedraagt 14% over je winst en is automatisch van toepassing.
Maar een oninbaar verlies telt als negatieve winst. Dus als je die factuur niet meer binnenkrijgt, kun je die aftrekken van je winst. Dat maakt het verlies kleiner. Of in sommige gevallen maakt het dat je een negatieve winst hebt.
En die negatieve winst kun je verrekenen met je inkomen uit werkgelegenheid.
Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp'ers die urendeclaraties bijhouden, maar vergeten om ook de schuldbrief te sturen. Dan heb je wel je uren, maar je kunt het verlies niet aftrekken. De belastingdienst wil zien dat je echt geprobeerd hebt.
Wat je boekhouding moet laten zien
In Exact, Moneybird, Informer, Tellow, QuickBooks — het maakt niet uit welk pakket je gebruikt — je moet de oninbare vordering afschrijven. Zorg dat je dit verwerkt in je openstaande posten lijst; niet zomaar weghalen, maar als oninbaar afschrijven.
En je moet de bewijsstukken bewaren. De curator die aantoont dat er geen uitkeering is, de schuldbrief, de factuur, alles. De Zvw-bijdrage is geen aftrekpost, maar wel een vaste last bij je aangifte.
Dat blijft bestaan, ook als je een verlies hebt. Dus ook al krijg je die factuur niet betaald, je Zvw blijft doorlopen.
Een paar dingen die ik tegenkom in mijn praktijk
Veel freelancers wachten te lang. Ze hopen dat de klant toch nog betaalt.
En ondertussen loopt de tijd door. De curator heeft een termijn om vordering te melden. Als je te laat bent, ben je te laat.
En dan zie ik ook nog wel eens dat mensen denken: het is maar een paar honderd euro, ik maak er geen punt van.
Maar het gaat niet om het bedrag. Het gaat om het principe. En om je boekhouding.
Want als je het niet opneemt, heb je een onzuivere administratie. En dat kan later nare consequenties hebben.
Wat ik vaak zeg: behandel het alsof het tienduizend euro is. Doe de administratie, schrijf de vordering af, bewaar alles.
Dan heb je tenminste een correcte aangifte. En als er later toch nog iets binnenkomt — en dat gebeurt vaker dan je denkt — dan heb je het geregeld.
Wat als je een VOF of bv hebt?
De fiscale eenheid verandert je aansprakelijkheid en aangifteplicht. In een VOF zijn jullie hoofdelijk aansprakelijk.
Als de klant failliet gaat, kan de curator ook bij de andere partner aankomen. In een bv zit je beschermd, maar de vordering op de klant blijft bestaan. De bv moet die ook afschrijven.
Wat me opvalt is dat in een VOF vaak niet goed is geregeld wat gebeurt bij faillissement van een klant.
Het is iets om bij het opzetten van je eenheid mee te nemen. Niet alleen bij het opzetten van je bedrijf, maar ook bij het denken over risico's.
Conclusie: doe het gewoon
Ja, het is vervelend. Ja, je krijgt het geld waarschijnlijk niet meer.
Maar je moet het wel doen. Stuur die schuldbrief, meld je vordering, schrijf hem af in je boekhouding, en bewaar alles. Want als de belastingdienst later vraagt: heb je geprobeerd om dit geld binnenkrijgen?
Dan moet je ja kunnen zeggen. En dan moet je dat ook kunnen bewijzen.
En als je het niet zeker weet — vraag het dan. Bij mij, bij je belastingadviseur, bij de curator. Maar wacht niet. Want in faillissement geldt: wie niet meldt, krijgt niet betaald.