Laat ik het even zeggen: ik heb het niet over die foto van een vies bonnetje in je telefoon. Ik heb het over een systeem.
▶Inhoudsopgave
Want als je als freelancer bonnetjes willekeurig fotografeert en ze ergens in een mapje "belasting" gooit, dan heb je geen digitaal archief. Dan heb je een digitale rommelkast. En die rommelkast kost je geld.
Niet omdat de Belastingdienst per se een origineel wil zien — dat hoeft niet meer sinds 2014 — maar omdat jij op het moment dat het er toe doet niet meer weet wat je waar hebt bewaard.
Of erger: je hebt iets afgeschreven, maar je kunt het bonnetje niet meer terugvinden. Dan is het alsof je het nooit gehad hebt.
Wat mag de Belastingdienst vragen?
Je moet je administratie zeven jaar bewaren. Dat is de wet.
Maar wat je bewaart, mag digitaal. Foto, scan, PDF — het maakt niet uit, zolang het leesbaar is en je het kunt terugvinden.
De Belastingdienst kijkt niet of je een mooi gesorteerd archief hebt. Ze kijken of je het kunt laten zien als ze er om vragen. Dus het gaat niet om perfectie. Het gaat om vindbaarheid.
De apps die ik tegenkom in mijn praktijk
Ik zie freelancers die alles in Exact of QuickBooks stoppen. Dat werkt, maar die pakketten zijn gemaakt voor boekhouding, niet voor bonnetjes bewaren. Je kunt er bijlagen aan koppelen, maar als je honderden kleine aankopen hebt — tanken, lunch met een klant, een nieuwe pen — dan wordt het snel onoverzichtelijk.
Wat me opvalt is dat de meeste creatieve zzp'ers eigenlijk twee werelden hebben: hun boekhoudprogramma en hun bonnetjes.
Moneybird: slim als je er je boekhouding in doet
En die twee praten niet met elkaar. Dat is waar het misgaat.
Tellow: gemaakt voor precies dit probleem
Moneybird heeft een functie waarmee je bonnetjes direct kunt uploaden en koppelen aan een boekhoudregel. Dat is handig als je er al je boekhouding in doet. De app herkent bedragen en data automatisch.
Maar — en dit is een grote maar — als je Moneybird alleen gebruikt voor bonnetjes, is het overkill.
Je betaalt dan voor een boekhoudpakket terwijl je alleen een archief wilt. Tellow is in Nederland ontwikkeld en doet één ding goed: bonnetjes scannen, categoriseren en bewaren. Je maakt een foto, de app leest het bedrijfsnaam, het bedrag en de btw eruit, en je wijst het toe aan een categorie. Daarna zit het veilig in de cloud.
Geen gedoe met zelf mappen aanmaken of bestanden hernoemen. Eerlijk gezegd vind ik dit de logische keuze voor de meeste freelancers die nog twijfelen over welk boekhoudprogramma past bij jou als zzp'er.
Informer: voor de nieuwsgierigen
Het is simpel, het werkt, en het kost weinig. Informer is eigenlijk een tool voor belastingaangifte, maar je kunt er ook bonnetjes in bewaren.
Het voordeel is dat je er direct ziet hoe een bonnetje zich verhoudt tot je fiscale situatie. Nadeel: de app is minder intuïtief dan Tellow, en als je niet begrijpt wat je aan het doen bent, raak je snel de weg kwijt.
Wat ik zelf tegenkom bij klanten
De grootste fout die ik zie: mensen bewaren bonnetjes in hun e-mail.
Ze sturen zichzelf een mailtje met een bijlage. En dan denken ze: het is veilig. Maar probeer eens te zoeken naar "bonnetje tankstation maart 2023" in een mailbox met twintigduizend berichten. Goed geluk.
De tweede fout: alles in één map op de telefoon. Foto's, screenshots, PDF's — alles bij elkaar.
Dat is geen archief. Dat is paniek. Wat wél werkt, is een simpel ritme.
Elke week — vrijdagmiddag, of maandagochtend, het maakt niet uit — scan je wat je hebt, wijs het toe, en klaar. Vijf minuten. Niet meer. Het gaat erom dat je het doet, niet dat je het perfect doet.
En die urendeclaraties dan?
Even terzijde, want dit raakt aan hetzelfde probleem: veel creatieve zzp'ers vergeten dat ze naast bonnetjes ook de juiste administratie moeten bewaren om uren aan te tonen voor de startersaftrek.
Minimaal 1.225 uur per jaar. En ja, dat betekent dat je die uren, net als je bewaarplicht voor facturen, goed moet vastleggen.
Digitaal, in een app, in een spreadsheet — het maakt niet uit. Maar als je het niet kunt laten zien, kun je het niet aftrekken. Dat vind ik trouwens het frustrantste van mijn vak. Mensen die wél recht hebben op een aftrekpost, maar het niet omdat ze het niet hebben bijgehouden.
Niet omdat het ingewikkeld is. Omdat ze het zijn vergeten.
Mijn advies, kort en bondig
Gebruik Tellow als je alleen bonnetjes wilt bewaren. Gebruik Moneybird als je er ook je boekhouding in doet.
En gebruik geen e-mail, geen mapje op je bureaublad, en geen kladblokje waar je er met pen bij schrijft.
Maak het jezelf maklijk. Want de Belastingdienst maakt het je niet maklijk als je het later moet ophalen.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste app voor het scannen van bonnetjes?
Hoewel er verschillende apps beschikbaar zijn, is Tellow een uitstekende keuze voor freelancers. Deze app scant bonnetjes direct, leest automatisch de bedrijfsnaam, het bedrag en de BTW, en categoriseert ze vervolgens veilig in de cloud. Zo hoef je geen tijd te besteden aan het handmatig sorteren en hernoemen van bestanden.
Wat is de beste manier om bonnetjes te bewaren?
De beste manier om bonnetjes te bewaren is door ze digitaal op te slaan, zoals door middel van een scan of foto. Het is cruciaal om te onthouden dat je administratie zeven jaar moet bewaren, en dat digitaal bewaren net zo goed is als een origineel. Zo voorkom je dat je later problemen krijgt met de Belastingdienst.
Welke app kan ik gebruiken om bonnetjes te scannen?
Tellow is een populaire optie in Nederland, die specifiek is ontworpen voor het scannen en categoriseren van bonnetjes. De app leest automatisch de relevante informatie van de bon, waardoor je snel en eenvoudig bonnetjes kunt archiveren. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die veel tijd bespaart.
Zijn er apps die automatisch al je bonnetjes bijhouden?
Hoewel apps zoals Moneybird handig zijn voor het bijhouden van bonnetjes, zijn ze vaak overkill als je alleen maar bonnetjes wilt archiveren. Tellow biedt een meer gespecialiseerde aanpak: het scant, categoriseert en bewaart bonnetjes veilig in de cloud, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over een complex boekhoudprogramma.
Wat is de beste app om klantenkaarten te bewaren?
Omdat het artikel zich focust op bonnetjes, is er geen relevante vraag over klantenkaarten. Het artikel suggereert dat Tellow een goede keuze is voor bonnetjes, maar biedt geen informatie over het bewaren van klantenkaarten.