Stel: je ontwerpt een logo voor een startup in Berlijn, of je schrijft teksten voor een bureau in Antwerpen.
▶Inhoudsopgave
Je klant zit in het buitenland, en ineens vraag je je af: reken ik dan btw of niet? En zo ja, welke? En waar moet dat dan allemaal op een factuur?
Geen paniek. Het is minder ingewikkeld dan het klinkt — als je begrijpt welke regels er gelden. Maar het is wel iets wat je niet over het hoofd kunt kwanten, want fouten in je btw-administratie kunnen nare verrassingen opleveren bij je aangifte.
Wanneer reken je btw en wanneer niet?
Het antwoord hangt af van twee dingen: waar je klant zit en wat voor type klant hij is.
Heb je te maken met een zakelijke klant in een ander EU-land, dan geldt de zogenaamde verleggingsregeling. Dat betekent: je factuurt zonder btw. De klant zelf draagt dan de btw af in zijn eigen land.
Dit heet ook wel reverse charge of verlegging. Je schrijft op de factuur: "Btw verlegd naar de afnemer" of "Reverse charge".
Maar — en dit is belangrijk — je moet wel kunnen aantonen dat je klant echt een zakelijke ondernemer is.
Hij moet een geldig btw-nummer hebben. Controleer dat nummer altijd via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Sla dat niet over. Want als het nummer niet klopt, kun je zelf alsnog btw-plichtig worden.
Klanten buiten de EU
Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp'ers dit punt overslaan. Ze sturen een factuur naar een Duits bedrijf, denken "geen btw, prima", en checken het btw-nummer niet.
Dat is een risico dat je niet hoeft te nemen. Zit je klant buiten de EU — bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk, de VS of Zwitserland — dan geldt een vergelijkbare regel. Je factuurt ook zonder btw.
De dienst wordt gezien als een export, en daarover hoef je geen Nederlandse btw te rekenen.
Let op: dit geldt alleen voor diensten aan zakelijke klanten. Als je werkt voor een particuliere klant in het buitenland, is de situatie anders. Dan reken je gewoon Nederlandse btw, alsof de klant hier zou zitten.
Wat moet er op je factuur staan?
Een factuur aan een buitenlandse zakelijke klant moet aan bepaalde eisen voldoen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor je klant — hij moet de factuur namelijk in zijn eigen land kunnen verwerken.
Zorg voor de volgende zaken: Geen btw-bedrag op de factuur dus. Dat is precies het punt: je ontvangt het bedrag zonder btw, en dat is correct.
- Je eigen naam, adres en btw-nummer
- De naam en adres van je klant
- Het btw-nummer van je klant (en controleer het!)
- Een duidelijke omschrijving van de dienst
- De datum van de factuur
- Het factuurnummer (lopend en uniek)
- De vermelding dat btw is verlegd: "Btw verlegd" of "Reverse charge"
In software als Moneybird of Exact kun je dit meestal instellen door het juiste btw-tarief te kiezen — vaak "EU diensten B2B" of "verlegd".
QuickBooks en Tellow bieden vergelijkbare opties. Het is even opzoeken, maar eenmaal ingesteld, gaat het vanzelf.
Wat doe je met je btw-aangifte?
Hier wordt het even serieus. Ook al heb je geen btw gerekend aan je buitenlandse klant, je moet de omzet wel opgeven in je btw-aangifte.
Je vult het in bij de rubriek voor leveringen/diensten waar btw naar is verlegd. De Belastingdienst wil namelijk zien wat je verdient, ook als je geen btw int. Daarnaast moet je een ICP-opgave voor intracommunautaire diensten indienen als je diensten levert aan zakelijke klanten in andere EU-landen.
Dit is een aparte opgave, naast je reguliere btw-aangifte. Je doet dit via de Belastingdienst, en het is verplicht.
Als je dit vergeet, krijg je een boete. Eerlijk gezegd: dit is het onderdeel dat de meeste zzp'ers vergeten of uitstellen. Het voelt als extra administratie, en dat is het ook.
Een voorbeeld om het concreet te maken
Maar het is niet optioneel. Je levert een website aan een zakelijke klant in België.
De factuur bedraagt €2.000. Je controleert het Belgische btw-nummer via VIES — het klopt.
Je factuurt €2.000 zonder btw, met de vermelding "Btw verlegd". In je btw-aangifte geef je de €2.0.00 op bij de verleggingsrubriek. En in je ICP-opgave vermeld je de klant en het bedrag. Klinkt logisch?
Dat is het ook. Maar het vereist discipline in je boekhouding.
Veelgemaakte fouten
De grootste fout die ik zie: zzp'ers die denken dat buitenlandse facturen "geen btw" betekent dat ze er niks mee hoeven te doen. Dat klopt niet.
Je moet het wel rapporteren, alleen op een andere manier. De tweede fout: geen btw-nummer controleren van de klant. Als je dat niet doet en de Belastingdienst komt erachter, dan ben jij verantwoordelijk. En dat kan prijzig worden.
En de derde: de ICP-opgade vergeten. Het is een losse administratieve handeling, en die glijdt gemakkelijk door de mazen van het net.
Mijn advies
Zorg dat je boekhoudsoftware goed is ingesteld voor internationale facturen. Neem de tijd om het eenmalig correct te configureren — in Moneybird, Exact, of welk pakket je ook gebruikt.
En bouw een vast moment in om je ICP-opgave te doen, bijvoorbeeld direct na het indienen van je btw-aangifte. Btw met buitenlandse klanten hoeft geen kopzorg te zijn. Maar het vraagt wel precisie. En precisie beginnet met begrip — en een beetje discipline in je administratie.