Stel: je factuur klant betaalt niet, of er zit een fout in je factuur, of je hebt iets te veel gefactureerd. Dan kom je terecht bij de creditnota.
▶Inhoudsopgave
Veel zzp'ers schrikken ervoor terug, alsof het iets ingewikkelds is. Maar het is eigenlijk heel logisch.
Ik leg het gewoon uit.
Wat is een creditnota precies?
Een creditnota is een correctie op een eerder verzonden factuur. Je stuurt het wanneer het bedrag op je originele factuur niet klopt.
Bijvoorbeeld omdat een klant terugbetaald moet worden, of omdat je een korting hebt toegekend, of omdat er simpelweg een fout in de prijs stond.
Het belangrijkste verschil met een gewone factuur: een creditnota heeft altijd een link naar de originele factuur. Zonder die link is het geen geldige creditnota. Dat is iets wat ik vaak zie bij freelancers die het zelf proberen in Exact of Moneybird — ze maken een nieuwe factuur met een minteken, maar vergeten de koppeling. De Belastingdienst vindt dat niet leuk.
Wanneer stuur je een creditnota?
Er zijn een paar situaties waar je er echt mee aan de slag moet. Dit is de meest voorkomende reden. Je klant heeft bijvoorbeeld €1.000 betaald, maar het correcte bedrag was €800.
Je hebt te veel gefactureerd
Je stuurt een creditnota van €200. Simpel, maar je moet het wel doen.
Je klant krijgt een korting of restitutie
Want anders staat er een verschil tussen wat je hebt ontvangen en wat je hebt gemaakt. En dat loopt uiteindelijk door in je winstberekening.
Je factuur bevat een fout
Soms spreek je af dat een klant later betaalt, of dat je een korting toekent na levering. Misschien wil je eerst een proforma factuur gebruiken om de afspraken vast te leggen. Factureer daarna het volledige bedrag en corrigeer dit eventueel met een creditnota. Dat is de juiste volgorde: eerst factureren, dan crediteren.
Verkeerd BTW-bedrag, verkeerde naam, verkeerd tijdvak — het gebeurt. Maak er een creditnota van en stuur daarna de correcte factuur opnieuw.
Wat me opvalt is dat veel creatieve zzp'ers dit uitstellen. Ze denken: het is maar een klein bedrag. Maar de uren-eis en de aangifte moeten kloppen. En als je geen creditnota maakt, draag je zelf het risico.
Hoe ziet een creditnota eruit?
Een creditnota lijkt op een factuur, maar met een paar belangrijke aanvullingen: In software als Tellow of QuickBooks kun je dit meestal genereren met één klik. Maar controleer altijd of de koppeling met de originele factuur klopt. Automatisering is handig, maar het vervangt geen oog voor detail tijdens je periodieke afsluiting van de boekhouding.
- De tekst "Creditnota" duidelijk zichtbaar
- Een verwijzing naar het factuurnummer van de originele factuur
- Het gecorrigeerde bedrag (meestal als negatief bedrag)
- De BTW op het gecorrigeerde bedrag
- De datum van de creditnota
Wat gebeurt er met de BTW?
Dit is waar het gevaarlijk wordt. Als je BTW hebt berekend op de originele factuur, moet je die corrigeren met de creditnota.
Dat betekent dat je minder BTW af draagt over het gecorrigeerde bedrag. Stel: je factureerde €1.000 exclusief BTW, dus €1.210 inclusief. De klant betaalt niet, en je stuurt een creditnota.
Dan draag je €210 BTW minder af. Maar alleen als je de creditnota in hetzelfde tijdvak verstuurt als de originele factuur.
Als dat niet zo is, moet je een correctie doen in je volgende aangifte.
Dat is precies het soort dingetje waar veel zzp'ers struikelen. Ze sturen de creditnota, maar denken niet door over de BTW-impact. En dan krijg je een brief van de Belastingdienst.
Praktische tips
Hou je facturen en creditnota's altijd goed bij en controleer of ze voldoen aan de wettelijke factuurvereisten voor de btw. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf.
Als je ooit een controle krijg, wil je kunnen laten zien wat je waarom hebt gecorrigeerd.
En als je merkt dat je vaak creditnota's moet sturen, is dat eigenlijk een signaal. Dan zit er iets anders mis — in je offerte, je communicatie met klanten, of je factureringsproces. Eerlijk gezegd vind ik dat het meest verontrustende. Niet de creditnota zelf, maar wat hij zegt over je bedrijfsvoering.
Conclusie
Een creditnota is geen ramp. Het is een correctie, en die hoort bij het ondernemen.
Zorg dat je weet wanneer je er een moet sturen, hoe hij eruit moet zien, en wat de BTW-gevolgen zijn. Dan heb je er weinig last van. En als je het niet zeker weet: vraag het.
Bij mijn kantoor, bij een collega, of bij de Belastingdienst zelf. Beter één keer vragen dan drie keer achteraf corrigeren.
Veelgestelde vragen
Hoe stuur je een creditnota?
Een creditnota verstuur je wanneer je een fout hebt gemaakt in een factuur, bijvoorbeeld door te veel gefactureerd te zijn. Je vermeldt dan het factuurnummer van de originele factuur en geeft een negatief bedrag op de creditnota aan, zodat het correcte bedrag duidelijk wordt.
Wanneer moet een creditnota worden uitgegeven?
Je moet een creditnota opsturen als je een klant een bedrag terug moet betalen, bijvoorbeeld door een korting te verstrekken of omdat je een fout hebt gemaakt in de prijs van de factuur. Het is belangrijk dat je de correctie maakt, zodat je winstberekening niet wordt beïnvloed.
Wat zijn de regels voor het opstellen van een creditnota?
Net als bij een normale factuur moet een creditnota ook de juiste btw bevatten en een uniek factuurnummer hebben. Vergeet niet om de creditnota goed op te slaan in je administratie, omdat deze onder de bewaarplicht van de Belastingdienst valt, net als facturen.
Wat is de procedure van een creditnota?
De procedure van een creditnota is eigenlijk heel simpel: je factureert eerst de originele som, en als er later een correctie nodig is, stuur je een creditnota om het verschil te corrigeren. Het is belangrijk om dit in de juiste volgorde te doen, anders kan dit problemen opleveren met de Belastingdienst.
Hoe ziet een creditnota eruit?
Een creditnota lijkt op een factuur, maar heeft een negatief bedrag en een verwijzing naar de originele factuur. Controleer altijd de koppeling met de originele factuur, vooral als je software gebruikt. Het is belangrijk om de details goed te controleren, want een verkeerde creditnota kan leiden tot problemen met je administratie en de Belastingdienst.