Stel: je hebt een project afgesproken met een opdrachtgever, maar je wilt zekerheid voordat je begint met werken.
▶Inhoudsopgave
Of je klant wil een offerte die er officieel uitziet, maar nog niet in het boekhoudsysteem belandt. Dan kom je uit bij de proforma factuur.
Wat me opvalt is dat veel freelancers dit soort facturen pas ontdekken als het al te laat is — als er al geld tussen zit of als de belastingdienst vragen stelt. Terwijl het eigenlijk een heel simpel en handig instrument is.
Wat is een proforma factuur precies?
Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Het ziet eruit als een echte factuur, maar het is er niet echt een.
Je stuurt hem om iets vast te leggen: een prijsafspraak, een projectomschrijving, of gewoon om een klant een officieel document te geven voordat het echt werk begint.
Belangrijk: een proforma factuur gaat niet de boekhouding in. Je declareert er geen btw op, en hij verschijnt niet in je omzetoverzicht. Hij is puur informatief. Denk aan het als een "voorbeeld" of "intentie" — niet als een echte factuur.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Er zijn een paar situaties waar een proforma factuur echt handig is:
1. Je wilt een project vastleggen voordat je begint
Je hebt een gesprek gehad met een klant, je weet ongeveer wat het wordt, maar je wilt het vastleggen. Dan stuur je een proforma factuur met de verwachte kosten, het aantal uren, en de voorwaarden. Zo weet je klant waar ze aan toe zijn, en jij hebt iets op papier als het misgaat. Soms hebben bedrijven een interne goedkeuringsproces.
2. Je klant wil een officieel document voor hun boekhouding
Ze willen een factuur om door te geven aan hun financiële afdeling, maar het project is nog niet af. Een proforma factuur lost dat probleem op.
3. Je wilt een voorlopige prijs geven bij onzekerheden
Het ziet eruit als een echte factuur, maar het is nog geen definitieve.
Bij creatieve projecten weet je soms niet precies hoeveel uur het wordt. Je geeft een schatting, en als het project groter wordt, pas je het aan. De proforma factuur is dan je startpunt.
Wat staat erop een proforma factuur?
De inhoud is vergelijkbaar met een echte factuur, maar met een paar belangrijke verschillen:
- Je noemt het expliciet "proforma factuur" bovenaan
- Je voegt een duidelijke vermelding toe dat het geen echte factuur is
- Je geeft de verwachte kosten, het aantal uren, en de voorwaarden
- Je voegt een vermelding toe dat het geen btw-plicht oplevert
In software zoals Exact, Moneybird of SnelStart voor zzp'ers, kun je vaak een proforma factuur aanmaken als aparte documentsoort. Soms moet je het zelf even aanmaken als het systeem het niet standaard ondersteunt. Maar het is het waard om het netjes te doen.
Wat je moet weten over btw en de belastingdienst
Hier gaan veel freelancers fout. Een proforma factuur is geen echte factuur, dus je hoeft er geen btw op af te dragen. Maar — en dit is belangrijk — als je later een correcte factuur opstelt als zzp'er, moet die wel btw bevatten.
De proforma is alleen een voorlopige stap. Eerlijk gezegd, ik zie regelmatig dat freelancers een proforma factuur sturen, en de klant betaalt er alsnog op.
Dan heb je een probleem: je hebt geld ontvangen, maar nog geen echte factuur. Dat kan leiden tot verwarring in je boekhouding, en uiteindelijk bij de belastingdienst.
Wat ik doe in mijn praktijk: als een klant wil betalen op basis van een proforma factuur, maak ik eerst de echte factuur, en stuur die. Mocht er achteraf toch iets wijzigen, dan kun je altijd nog een creditnota versturen als zzp'er. De proforma was alleen ter informatie.
Praktijkvoorbeeld
Een klant belt me op: "Ik heb een groot project, maar ik wil eerst zien wat het kost voordat ik het goedkeur." Ik maak een proforma factuur met de verwachte uren, het tarief, en de voorwaarden. De klant gebruikt het intern om het project goed te krijgen.
Als het project daadwerkelijk begint, maak ik de echte factuur, en die gaat de boekhouding in. Zo houd je het overzichtelijk, en je klant heeft wat ze nodig hebben voor hun proces.
Conclusie
Een proforma factuur is geen ingewikkeld instrument. Het is een manier om afspraken vast te leggen zonder direct in de boekhouding te belanden.
Maar je moet wel weten wanneer je het gebruikt, en vooral: wanneer je het niet gebruikt. Gebruik het als hulpmiddel, niet als vervanging voor een echte factuur. En als je twijfelt — maak het niet te moeilijk. Soms is een heldere offerte met voorwaarden genoeg.
Veelgestelde vragen
Waarom zou ik een proforma factuur gebruiken?
Een proforma factuur is handig om een duidelijke afspraak over de kosten van een project te maken, voordat het daadwerkelijk begint. Het biedt zowel de klant als de freelancer een formeel document, waardoor eventuele misverstanden over de prijs en omvang van het werk worden voorkomen.
Moet ik een proforma factuur in mijn boekhouding verwerken?
Nee, een proforma factuur is geen officiële factuur en mag dus niet in je boekhouding worden opgenomen. Het dient puur als een voorlopige indicatie van de kosten en is bedoeld om de basis te leggen voor een definitieve factuur zodra het werk is voltooid. Het is belangrijk om dit te onthouden bij het gebruik van boekhoudsoftware.
Wat is precies het verschil tussen een proforma factuur en een normale factuur?
Een proforma factuur is een voorlopige versie, bedoeld om een prijsafspraak vast te leggen voordat het werk begint. Een normale factuur wordt pas verstuurd nadat de diensten of producten zijn geleverd. Denk aan een proforma factuur als een 'voorbeeld' van wat er gaat komen, in tegenstelling tot een definitieve factuur.
Wat is een proforma factuur en wat is de betekenis van het woord?
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die een schatting geeft van de kosten van een project of dienst. Het woord 'pro forma' betekent 'voor de vorm', en duidt erop dat het document nog niet definitief is, maar wel de intentie van een toekomstige factuur weergeeft. Het is een nuttig instrument om duidelijkheid te scheppen.
Wanneer gebruik ik een proforma factuur in plaats van een offerte?
Een proforma factuur is vooral handig wanneer je een project nog niet volledig hebt uitgewerkt en de uiteindelijke kosten nog niet precies kunt bepalen. Het biedt een formeel document voor de klant, terwijl je de details nog kunt aanpassen op basis van de voortgang van het project. Het is een flexibele oplossing voor onzekere situaties.