Eerste werknemer aannemen als zzp'er: administratieve stappen

Je hebt het gevraagd, ze hebben ja gezegd, en nu staat er ineens een werknemer op je loonlijst.

Gefeliciteerd — maar ook: welkom bij een heel nieuw administratief avontur. Want vanaf dit moment ben je niet meer alleen zzp'er, maar ook werkgever.

En dat betekent: loonheffing, loonstroken, arbeidsvoorwaardenovereenkomst, en een heleboel dingen die je als eenmanszaak niet hoefde te doen. Wat me opvalt is dat veel zzp'ers dit moment zien als een mijlpaal — en dat is het ook — maar ze onderschatten hoeveel er administratief bij komt kijken. Niet om je af te schrikken, maar wel om je voor te bereiden. Want als je het goed regelt, is het heel doenbaar. En als je het overslaat, krijg je problemen met de Belastingdienst.

Stap 1: Schrijf een arbeidsvoorwaardenovereenkomst

Voor je eerste medewerker mag beginnen, heb je een arbeidsvoorwaardenovereenkomst nodig. Dit is geen optioneel document — het is wettelijk verplicht.

In deze overeenkomst staat onder andere het loon, de werktijden, de proeftijd en de vakantiedagen.

Eerlijk gezegd zie ik regelmatig dat zzp'ers dit uitstellen. Ze denken: "We kennen elkaar goed genoeg, dat komt wel goed." Maar zonder overeenkomst weet niemand waar ze aan toe zijn. En dat is een risico dat je niet wilt nemen.

Tip: gebruik een standaardmodel van de Rijksoverheid of laat het controleren door een juridisch loket. Het hoeft niet duur te zijn, maar het moet wel kloppen.

Stap 2: Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst

Vanaf het moment dat je iemand in dienst neemt, word je werkgever voor de loonheffing.

Dat betekent dat je loonheffing moet afdragen aan de Belastingdienst. Je meldt je aan via het formulier "Aanvraag loonheffing" op de website van de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingsnummer toegewezen.

Dit nummer heb je nodig voor alles wat met loonadministratie te maken heeft. Zonder dit nummer kun je geen loonstroken maken en geen loonheffing afdragen.

Wat ik hierbij merk: veel zzp'ers weten niet dat ze dit zelf moet regelen.

Ze denken dat het automatisch gaat, of dat hun boekhoudsoftware het voor hen doet. Maar nee — dit is iets wat jij als ondernemer zelf moet aanvragen.

Stap 3: Kies een loonadministratiesysteem

Je moet loonstroken maken, loonheffing berekenen en afdragen, en jaaropmaken sturen. Dat kan met pen en papier, maar dat raad ik echt niet aan.

Gebruik software die dit voor je doet. Merken die ik regelmatig tegenkom bij zzp'ers zijn Tellow, Informer en Exact.

Tellow is populair bij kleine ondernemers omdat het simpel is en goed aansluit bij de werkwijze van de Belastingdienst. Informer biedt meer uitgebreide mogelijkheden als je later groeit. En Exact is een bekende naam, maar kan voor één werknemer wat overweldigend zijn qua functionaliteit. Kies iets dat bij jouw situatie past. Voor één medewerker heb je geen uitgebreid pakket nodig — maar je hebt wel iets nodig dat de loonheffing correct berekent.

Stap 4: Bereken en betaal de loonheffing

Elke maand — of elke week, afhankelijk van je loonperiode — moet je de loonheffing berekenen en afdragen aan de Belastingdienst.

De loonheffing bestaat uit loonbelasting en sociale premies. Het bedrag hangt af van het bruto loon en de loonheffingskortingskaart van je medewerker.

Je medewerker moet je een geldige loonheffingskortingskaart geven. Zonder deze kaart rekenen de Belastingdienst en de meeste softwarepakketten automatisch het hoogste tarief. Dat is natuurlijk niet wat je wilt. De deadline voor het afdragen van de loonheffing is de zevende dag van de volgende maand.

Let op: als je te laat betaalt, krijg je mogelijk een boete.

En die boete is geen prettige verrassing.

Stap 5: Houd je uren bij — ook nu

Dit is iets wat ik vaak zie als een valkuil. Als zzp'er moet je nog steeds voldoen aan de uren-eis om recht te hebben op de startersaftrek en de zzp-erftrek.

Dat betekent minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Nu je een werknemer hebt, heb je misschien minder tijd voor administratie of voor klantcontact.

Maar de uren-eis verdwijnt niet. Integendeel: je moet nu ook de uren bijhouden die je aan je werknemer besteed — managementtijd telt mee, maar alleen als het direct gerelateerd is aan je onderneming. Wat ik hierbij merk: veel zzp'ers stoppen met urendeclaraties zodra ze personeel hebben.

Ze denken dat het niet meer nodig is, of dat het te veel werk is. Maar de Belastingdienst kan op elk moment vragen om je uren te verantwoorden. En als je ze niet kunt overleggen, verlies je je aftrekposten.

Stap 6: Jaaropmaak en controle

Aan het einde van het jaar maak je een jaaropmaak van de loonadministratie.

Je stuurt een jaaropgave naar je medewerker en naar de Belastingdienst. Dit is vergelijkbaar met een aangifte, maar dan specifiek voor de loonheffing.

Controleer ook of je alle loonstroken correct hebt opgeslagen. In software als Tellow of Informer wordt dit grotendeels automatisch geregeld, maar het is verstandig om het zelf nog eens te checken. Fouten in de loonadministratie kunnen leiden tot navorderingen — en die zijn nooit leuk.

Wat je niet moet vergeten

Naast de administratieve stappen zijn er nog een paar dingen die je moet regelen. Wanneer je groeit, moet je ook een arbeidsovereenkomst opstellen voor je eerste medewerker. Denk daarnaast aan een arbeidsongeschiktheidsverzekering — niet verplicht, maar wel verstandig.

En check of je een bedrijfsbrandverzekering hebt die ook dekking biedt voor werknemers.

Ook is het belangrijk om te weten dat je als werkgever aansprakelijk bent voor je medewerker. Als er iets gebeurt op het werk, ben jij verantwoordelijk. Zorg dat je weet waar je aan toe bent.

En tot als laatste: neem de tijd om het goed te doen. Het is verleidelijk om alles zo snel mogelijk op te starten, maar een paar uur extra investeren in de administratie bespaart je later veel stress. Ik heb het te vaak gezien: zzp'ers die door de haast fouten maken, en die fouten kosten uiteindelijk meer tijd en geld dan het ooit had gekost om het vanaf het begin goed te regelen.