Je bedrijf groeit. Opdrachten lopen boven de oren en je werkt avonden en weekenden bij om alles af te krijgen.
▶Inhoudsopgave
Dan is het moment daar: je neemt je eerste medewerker aan. Spannend, maar ook gewoon heel logisch. Want als freelancer kun je niet alles alleen doen — en dat hoeft ook niet.
Maar voordat die nieuwe collega aan de slag kan, moet er iets op papier. Een arbeidsovereenkomst.
En daar zit meer achter dan je denkt. Niet alleen salaris en werktijden tellen mee. Ook dingen als een proeftijd, een beding van concurrentie, en wat er gebeurt als het niet klikt.
Als je dit slordig regelt, loop je later risico. En dat wil je nou net niet als je net begint met personeel.
Wanneer is het tijd om iemand aan te nemen?
Dat is de vraag die je jezelf eerst moet stellen. Want aannemen op basis van één drukke maand is geen goed plan.
Kijk eerder naar je gemiddelde werkdruk over de afgelopen zes tot twaalf maanden.
Kun je het werk structureel niet meer alleen doen? En — misschien nog belangrijker — kun je het salaris dekken, ook als het een rustigere periode wordt? Wat me opvalt bij creatieve zzp'ers is dat ze vaak wachten tot ze overbelast zijn.
Dan haasten ze het aannameproces in. Maar juist als je eerste medewerker, wil je het goed doen. Neem de tijd. Een goede overeenkomst voorkomt veel stress later.
Wat staat er in een arbeidsovereenkomst?
Een arbeidsovereenkomst hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar bepaalde onderdelen mogen niet ontbreken. Denk aan de gebruikelijke zaken: functieomschrijving, aantal uren per week, salaris, vakantiedagen, en de ingangsdatum.
Proeftijd: hoe lang en waarom?
Maar er zijn ook minder voor de hand liggende punten die uitmaken. Je mag maximaal twee maanden proeftijd afspreken — bij een contract voor onbepaalde tijd. Bij een tijdelijk contract geldt een maximum van een maand, mits het contract korter dan twee jaar duurt.
Let op: als je geen proeftijd opneemt, zit die er gewoon niet.
Beding van concurrentie
En dat is ook prima. Soms voelt een proeftijd juist onzeker voor de medewerker, terwijl je juist wilt dat zij zich op hun gemak voelen. Dit is iets waar veel beginnende werkgevers, zeker bij het verdiepen in de proeftijd regels en administratie, over struikelen.
Een concurrentiebeding betekent dat je medewerker na het vertrek niet direct bij een concurrent mag werken of zelf een soortgelijk bedrijf mag starten. Maar: je mag dit alleen opnemen als het redelijk is.
Bij het eerste werknemer aannemen als zzp'er is een dergelijk beding voor een klein creatief bureau vaak lastig te rechtvaardigen.
De rechter kan het beding dan vernietigen. Eerlijk gezegd zie ik dit te vaak terugkomen in overeenkomsten van kleine ondernemers. Ze kopieren een standaardcontract van internet en houden het concurrentiebeding erin "voor het geval dat". Maar als je het niet serieus kunt onderbouwen, laat het weg.
Geheimhouding
Het vertrouwen van je medewerker is meer waard. Iets anders is een geheimhoudingsclausule.
Die is wél zinvol, ook bij een kleine werkgever. Je medewerker krijgt toegang tot klantgegevens, projecten, misschien zelfs je tarieven. Een simpele clausule die stelt dat deze informatie vertrouwelijk blijft, is verstandig. En die mag ook na het einde van de overeenkomst gelden.
Wat je niet mag vergeten: loonheffing en werkgeverslasten
Zodra je iemand in dienst hebt, word je werkgever. En dat betekent dat je loonheffing moet afdragen aan de Belastingdienst.
Je trekt belasting en premies van het brutoloon af en betaalt dat door. Dit regel je via je aangifte inkomstenbelasting — of je nu Exact, Moneybird of QuickBooks gebruikt, het systeem moet hierop zijn ingesteld. Wat veel freelancers niet beseffen: die werkgeverslasten zijn een vaste last, net als je Zvw-bijdrage als zzp'er. Alleen dan aan de andere kant.
Reken er goed mee. Een bruto salaris van 3.000 euro kost je als werkgever al snel 3.400 à 3.500 euro wanneer je alle lasten meerekent.
De praktijk: hoe begin je?
Stel je hebt iemand gevonden. Gefeliciteerd. Nu moet de overeenkomst op papier.
Je kunt een standaardmodel gebruiken van bijvoorbeeld het Ondernemersplein of de website van het MKB Servicedesk.
Die modellen zijn juridisch gecontroleerd en bevatten alle verplichte onderdelen. Pas het model aan op jouw situatie. Geen standaardtekst zomaar ondertekenen dus.
Denk na over wat jij én je medewerker nodig hebben. En als je twijfelt over een clausule — bijvoorbeeld over een non-concurrentiebeding of een resultaatsverplichting — vraag het na.
Een paar uur advies van een arbeidsrechtadvocaat of juridische dienst als Informer of Tellow kan je later veel geld en hoofdpijn besparen. Wat ik zelf altijd aanraak: praat ook met je medewerker over wat er staat. Niet alleen het salaris, maar ook de verwachtingen. Hoe ziet een werkweek eruit?
Wanneer is iemand inhoudelijk klaar met een project? Die duidelijkheid aan het begin maakt het verschil tussen een goede samenwerking en een stressvolle.
Ondertekenen en starten
Een arbeidsovereenkomst moet schriftelijk worden afgesproken. Beide partijen tekenen, en ieder krijgt een kopie.
De overeenkomst gaat in op de afgesproken ingangsdatum — niet eerder, niet later. En op die eerste werkdag zorg je ervoor dat je medewerker zich welkom voelt. Niet alleen met een goed contract, maar ook met een duidelijke start.
Want uiteindelijk draait het niet om het papier. Het draat om wat erop staat én hoe je het samen invult.
Een goede arbeidsovereenkomst geeft rust. Rust om te groeien. En dat is toch precies waarom je dit doet.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een contract opstellen?
Ja, je kunt zelf een arbeidsovereenkomst opstellen, maar het is belangrijk dat alle afspraken duidelijk en specifiek zijn voor beide partijen. Zorg ervoor dat je de belangrijkste elementen, zoals de functie, werktijden en salaris, goed beschrijft om later misverstanden te voorkomen en een solide basis te leggen voor de samenwerking.
Hoe kan ik mijn eerste werknemer aanwerven?
Bij het aanwerven van je eerste werknemer, is het essentieel om je te registreren als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dit resulteert in een RSZ-nummer, dat je nodig hebt voor alle officiële aangiftes, zoals loonbetalingen en sociale premies. Zonder deze registratie is het niet mogelijk om een werknemer in dienst te nemen.
Wat houdt eerste medewerker in?
Als je eerste medewerker aanneemt, zul je niet alleen op de vloer werken, maar ook verantwoordelijk zijn voor het overzicht en de coördinatie van het team. Je ondersteunt gasten, geeft instructies aan collega's en handelt snel in drukke periodes, waarbij het belangrijk is om rustig te blijven en effectief te reageren op veranderende situaties.
Hoe stel ik een arbeidsovereenkomst op?
Een arbeidsovereenkomst moet de belangrijkste details bevatten, zoals de functieomschrijving, het aantal gewerkte uren per week, het salaris en de vakantiedagen. Het is belangrijk om deze elementen duidelijk te specificeren en een duidelijke ingangsdatum te bepalen, zodat er geen onduidelijkheid kan ontstaan over de arbeidsvoorwaarden.
Is een zelf gemaakt contract rechtsgeldig?
Hoewel je een contract zelf kunt opstellen, is het belangrijk om te weten dat een mondelinge overeenkomst juridisch bindend kan zijn als er een direct “ja” antwoord op een voorstel volgt. Echter, het is sterk aan te raden om een schriftelijke overeenkomst te hebben, zodat alle afspraken duidelijk vastgelegd zijn en eventuele toekomstige geschillen kunnen worden voorkomen.