Je hebt eindelijk die ene klant gevonden die voor langere tijd wil samenwerken. Of misschien heb je zelf iemand aangenomen via een detacheringsconstructie.
▶Inhoudsopgave
En dan komt het onderwerp proeftijd op tafel. Klinkt onschuldig, maar als je als zzp’er of eenmanszaak personeel inhuurt of meeneemt in je administratie, dan zijn er een paar dingen die je écht goed moet regelen.
Want een proeftijd is geen vrijblijvend iets — het heeft consequenties voor je loonadministratie, je aangifte en je eigen risico.
Wat is een proeftijd eigenlijk?
Een proeftijd is een kennismakingsperiode aan het begin van een arbeidsovereenkomst. Tijdens die periode kunnen zowel jij als werkgever als de ander de overeenkomst direct opzeggen.
Geen opzegtermijn, geen omwegen. Dat klinkt aantrekkelijk, maar het betekent ook dat je als werkgever extra goed je administratie op orde moet hebben. Want als het misgaat, wil je niet achteraf worstelen met papieren.
Belangrijk: een proeftijd moet schriftelijk worden vastgelegd. In de arbeidsovereenkomst, dus niet mondeling.
Als je dat niet doet, geldt er simpelweg geen proeftijd. En dan zit je met een medewerker die wél denkt dat er een proeftijd is, terwijl jij dat niet hebt afgespreekt. Klassieke bron van misverstanden.
Hoe lang mag een proeftijd duren?
De maximale duur hangt af van de looptijd van het contract. Bij een contract voor onbepaalde tijd mag de proeftijd maximaal twee maanden duren.
Bij een tijdelijk contract geldt: maximaal één maanden, mits de looptijd twee jaar of korter is.
Is het contract langer dan twee jaar, dan mag de proeftijd ook twee maanden zijn. Maar let op: als het contract korter is dan zes maanden, mag er helemaal géén proeftijd worden afgesproken. Wat me opvalt is dat veel freelancers die voor het eerst iemand inhuren, dit gewoon over het hoofd zien.
Ze focussen op de inhoudelijke samenwerking en vergeten dat de administratieve basis net zo belangrijk is. Een proeftijd van drie maanden bij een eenjarig contract? Dat is niet geldig. En als je dat niet weet, loop je onnodig risico.
Mag je een nieuwe proeftijd afspreken bij een andere functie?
Soms komt het voor dat een medewerker binnen dezelfde organisatie naar een andere functie gaat.
Mag je dan opnieuw een proeftijd opnemen? In beginsel: ja, mits het om een andere functie gaat met andere verantwoordelijkheden. Maar wees voorzichtig.
Als de functie te veel lijkt op de vorige, kan de rechter oordelen dat het in werkelijkheid om dezelfde functie gaat. En dan is die tweede proeftijd nietig. Mijn advies: leg altijd duidelijk vast wat de nieuwe functie inhoudt, welke taken erbij komen en waarom het om een andere rol gaat.
Niet voor jezelf, maar voor je administratie. Mocht het ooit tot een geschil komen, dan heb je dat papierwerk als back-up.
Administratieve gevolgen: wat moet je regelen?
Oké, je hebt iemand onder contract met een proeftijd. Wat betekent dat voor je boekhouding en loonadministratie?
Eigenlijk hetzelfde als bij elke andere werknemer — maar dan wel met extra aandacht voor de einddatum en de opzegmogelijkheid. Ten eerste: zorg dat je een goed loonheffingsformulier hebt ontvangen voordat je de eerste loonstrook uitkeert. Zonder dat formulier mag je geen loon uitbetalen.
Dat klinkt logisch, maar ik zie het vaker genegeneerd. Vooral bij korte opdrachten of projecten waar snel gestart moet worden.
Ten tweede: houd de einddatum van de proeftijd goed bij. Niet in je hoofd, maar in je systeem. Of je nu Exact, Moneybird of QuickBooks gebruikt — zet een herinnering.
Want als de proeftijd afloopt en je hebt niet opgezegd, dan wordt het een gewone arbeidsovereenkomst. En dan ben je wél gebonden aan de reguliere opzegtermijnen.
Wat als het niet klikt tijdens de proeftijd?
Dan zeg je op. Simpel. Tijdens de proeftijd hoef je geen reden op te geven en geldt geen opzegtermijn.
Maar — en dit is belangrijk — je moet het wél schriftelijk doen. Een appje of een mondelinge afspraak is niet voldoende. Stuur een brief of e-mail waarin je duidelijk aangeeft dat je de arbeidsovereenkomst opzegt met ingang van een specifieke datum. En zorg dat je de laatste loonbetaling goed afhandelt.
Inclusief eventuele vakantiedagen die zijn opgebouwd. Want ook tijdens een proeftijd bouw je vakantiedagen op.
Dat is wettelijk verplicht. Als je dat vergeet, krijg je achteraf een reclame of zelfs een boete van de Arbeidsinspectie.
Een paar praktische tips uit de praktijk
Ik zie dat veel creatieve zzp’ers — mensen in de designwereld, fotografen, marketeers — het inhuren van personeel als iets buitengewoons ervaren. Alsof het ineens een heel bedrijf wordt.
Maar in de kern draait het om dezelfde principes die je al kent: goede afspraken maken, alles vastleggen, en je administratie op orde houden.
Gebruik bijvoorbeeld Tellow of Informer voor je loonadministratie als je niet zelf alles wilt doen. Die tools zijn er specifiek voor om het je makkelijker te maken. En als je toch al een boekhoudpakket hebt, kijk dan of je daarin ook loonadministratie kunt doen.
Exact biedt dat bijvoorbeeld aan, en dat scheelt weer losse abonnementen. Eerlijk gezegd vind ik dat de drempel om voor het eerst iemand in te huren veel lager is dan de meeste freelancers denk.
Het angstige gevoel zit hem niet in de juridische kant — die is behoorlijk helder. Het zit hem in het niet-weten-waar-te-beginnen. Maar als je eenmaal een goede arbeidsovereenkomst hebt, een loonheffingsformulier hebt ontvangen, en je proeftijd goed hebt vastgelegd in je agenda, dan is het eigenlijk best doenbaar.
Conclusie: wees niet bang, maar wees wel precies
Een proeftijd is geen juridisch doodgebied. Het is een praktisch middel om te kijken of een samenwerking past.
Maar het vereist wel dat je als werkgever je administratieve plichten neemt. Een arbeidsovereenkomst opstellen voor je eerste medewerker, geldige duur, goede loonadministratie, en duidelijke communicatie bij opzegging. Als je dat goed regelt, heb je weinig te vrezen.
En mocht het toch misgaan, dan heb je in ieder geval je papieren op orde. En dat — in de werkeld van belasting en arbeidsrecht — is al de helft van het werk.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste regels omtrent proeftijden voor zzp'ers?
Een proeftijd is een kennismakingsperiode die schriftelijk vastgelegd moet worden in de arbeidsovereenkomst. Tijdens deze periode kunnen zowel jij als je werkgever het contract opzeggen zonder opzegtermijn. De maximale duur van een proeftijd is maximaal twee maanden bij een onbepaalde tijd contract, en maximaal één maand bij een tijdelijk contract van twee jaar of korter.
Mag ik een proeftijd opnieuw afspreken als een medewerker een andere functie binnen mijn bedrijf krijgt?
Ja, het is mogelijk om een nieuwe proeftijd af te spreken als een medewerker naar een andere functie gaat, mits deze functie aanzienlijk anders is dan de vorige. Het is cruciaal om de nieuwe verantwoordelijkheden en taken duidelijk te definiëren en vast te leggen, zodat de rechter niet oordeelt dat het om dezelfde functie gaat. Documenteer dit goed voor je administratie.
Wat zijn mijn rechten tijdens een proeftijd?
Tijdens de proeftijd heb je de mogelijkheid om het contract zonder opzegtermijn te beëindigen, mits je dit duidelijk aangeeft. De proeftijd is bedoeld voor een kennismaking, waardoor zowel jij als je werkgever de kans krijgen om te beoordelen of de samenwerking een goede match is. Het is belangrijk om je rechten te kennen en te handhaven.
Wat moet ik zeker regelen als ik iemand in dienst neem via een detacheringsconstructie?
Als je iemand via een detacheringsconstructie inhuurt, is het essentieel om de proeftijd schriftelijk vast te leggen in de overeenkomst. Dit voorkomt misverstanden over de duur van de proeftijd en de consequenties voor je loonadministratie en aangifte. Zorg ervoor dat je administratie volledig is op orde.
Wat gebeurt er als een proeftijd niet schriftelijk is vastgelegd?
Als de proeftijd niet schriftelijk is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, geldt er geen proeftijd. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over de opzegmogelijkheden en de rechten en plichten van beide partijen. Het is daarom cruciaal om altijd een schriftelijke overeenkomst te hebben waarin de proeftijd wordt vastgelegd.