Factuur oninbaar verklaren en btw terugvragen bij de Belastingdienst

Je hebt gewerkt, je factuur is verstuurd, en de klant betaalt niet.

Na maanden van bellen, mailen en wachten, besef je: dit gaat niet meer gebeuren. Wat nu? Goed nieuws: je kunt die onbetaalde factuur mogelijk afschrijven en de btw erop terugvragen bij de Belastingdienst.

Maar het is niet zo simpel als "factuur onbetaald = geld terug". Er zit een stappenplan aan vast, en als je dat niet volgt, krijg je geen cent terug.

Wanneer mag je een factuur oninbaar verklaren?

Je kunt een factuur pas als oninbaar behandelen als je kunt aantonen dat je alles hebt gedaan om het geld binnen te krijgen. De Belastingdienst wil zien dat je serieus hebt geïncasseerd.

Dat betekent: herinneringen sturen, aanmaningen, en bij voorkeur een aangetekende brief. Sommige adviseurs zeggen dat je minstens drie pogingen moet hebben ondernomen.

Er is geen harde regel, maar hoe beter je het documenteert, hoe sterker je positie. Wat me opvalt is dat veel freelancers hier te lang mee wachten. Ze voelen het aan: die klant gaat niet betalen.

Maar ze blijven hopen en sturen nog een vriendelijke mailtje. Terwijl die tijd betekent dat je langer op de btw zit te zitten die je al hebt afgedragen. Snel handelen is hier echt belangrijk.

De btw-teruggave: hoe werkt dat?

Stel: je hebt een factuur van 1.210 euro (1.000 + 21% btw) verstuurd. Je hebt die 210 euro btw in je aangifte opgegeven en afgedragen aan de Belastingdienst.

De klant betaalt niet. Dan mag je die 210 euro terugvragen.

Let op: de termijn van 3 jaar

Je corrigeert simpelweg je btw-aangifte voor het kwartaal waarin je de factuur oninbaar verklaart. In Exact, Moneybird of Tellow kun je die correctie meestal doorvoeren in het kwartaal waarin je besluit dat de factuur onherstelbaar is. Je geeft dan een negatief bedrag in als terug te vorderen btw.

De Belastingdienst verwerkt dat, en je krijgt het bedrag terug op je btw-rekening. Je hebt maximaal 3 jaar na het moment dat de factuur opeisbaar werd om de btw terug te vangen. Daarna is het te laat. Dus als je een factuur uit 2021 nu pas als oninbaar wilt verklaren, dan zit je er waarschijnlijk al naast. Dit is een van die dingen die eruitziet als bureaucratische kleinigheden, maar die je echt geld kost als je het vergeet.

Wat als de klant toch nog betaalt?

Gebeurt vaker dan je denkt. Je hebt de factuur oninbaar verklaard, de bbtw teruggevraagd, en dan — drie maanden later — komt er ineens een betaling binnen.

Dan moet je die btw alsnog afdragen. Je dient een correctie in te dienen voor het kwartaal waarin je het geld ontvangt.

Het bedrag dat je eerder terugkreeg, voeg je dan weer toe als te betalen btw. Eerlijk gezegd vind ik dit het minst leuke onderdeel. Het voelt alsof je steeds heen en weer moet springen.

Maar het systeem is zo opgebouwd: je betaalt btw over wat je ontvangt. Als je niets ontvangt, betaal je geen btw. Als je alsnog ontvangst, dan komt de bbtw alsnog te voren. Logisch, maar administratief best wel een klusje.

Stappenplan: zo pak je het aan

Zorg eerst dat je een dossier hebt. Bewaar alle correspondentie: e-mails, herinneringen en aanmaningen, aangetekende brieven en notities van telefoongesprekken.

Dit is je bewijs dat je serieus hebt geïncasseerd. Stuur vervolgens een laatste aangetekende brief waarin je een termijn geeft — bijvoorbeeld 14 dagen — om alsnog te betalen. Vermeld duidelijk dat je de factuur anders als oninbaar zal behandelen voor de bbtw, of wat je doet bij een failliete klant.

Als er na die termijn nog steeds niets binnenkomt, verklaar je de factuur oninbaar. Noteer de datum. Die datum bepaalt in welk kwartaal je de bbtw-teruggave invoert.

Pas je bbtw-aangifte aan en houd je boekhouding bij. In je administratie zet je de factuur op nuld als oninbaar, en je voert de bbtw-correctie door.

Een paar dingen die ik tegenkom in de praktijk

Veel creatieve zzp'ers houden hun incasso niet goed bij. Ze sturen een paar mails en denken: goed, ik heb geprobeerd. Soms is het verstandig om een incassobureau in te schakelen als zzp'er om alsnog je geld te krijgen.

Maar als de Belastingdienst vraagt om bewijs, hebben ze niets concreets. Maak het jezelf makkelijk: bewaar alles, en doe het op een vast moment, niet wanneer het je even komt voor.

Ook zie ik regelmatig dat freelancers de bbtw-teruggave vergeten. Ze schrijven de factuur af als oninbaar in hun boekhouding, maar passen de aangifte niet aan. Dan zit er bbtw tussen die eigenlijk al is teruggevraagd, maar nooit is gecorrigeerd.

Controleer dus altijd of de correctie ook echt door is gegaan in je aangifte. En als je software zoals QuickBooks of Informer gebruikt: kijk even goed hoe je daar een oninbare factuur verwerkt.

Niet elk programma doet dit automatisch, en soms moet je het handmatig aanpassen. Een klein detail, maar het verschil tussen 210 euro terugkrijgen of het verliezen aan administratieve onduidelijkheid. Oninbare facturen horen bij het vak. Het is vervelend, maar het hoort erbij.

Het goede nieuws is dat het fiscaal niet hoeft te pijnen — als je het goed doet.

Bewijs je incasso, noteer je data, en corrigeer je aangifte op tijd. Dan houd je het overzichtelijk, en houd je geld waar het thuishoort: bij jou.