Stel: je klant betaalt niet. Je stuurt herinneringen, belt, e-mailt, en uiteindelijk schakal je een incassobureau in.
▶Inhoudsopgave
Die kosten die je maakt om dat bureau — kun je die doorberekenen aan je klant? De korte vraag: vaak wel, maar niet altijd. Het hangt er vanaf hoe je het aanpakt.
Wat zegt de wet eigenlijk?
In beginsel geldt: als je incassokosten doorberekent, moet je dat expliciet in je algemene voorwaarden hebben opgenomen. Geen algemene voorwaarden? Dan zit je aan het kortste eind.
De rechter zal dan beoordelen of de kosten redelijk zijn en of je ze redelijk hebt gemaakt.
Dat is een hoop woorden, maar het komt hierop neer: je moet kunnen aantonen dat je kosten hebt gemaakt én dat die kosten een redelijke verhouding hebben tot de vordering. Wat me opvalt is dat veel zzp'ers denken dat een incassokosten een soort "straf" zijn. Dat is het niet.
Het zijn kosten die je hebt gemaakt omdat je klant niet betaalde. Er is een verschil.
Wat kun je precies doorberekenen?
De incassokosten die je in rekening mag brengen, vallen in twee categorieën:
1. De wettelijke rente (artikel 6:96 BW)
Je mag wettelijke rente vragen over het openstaande bedrag. Die rente is 4% voor consumenten en 8% voor zakelijke partijen.
Let op: je moet dit wel actief doen. Stuur je geen aanmaning, dan mag je geen rente vragen. En ja, dat betekent dat je die aanmaning ook echt moet versturen. Een mailtje met "hey, je moet betalen" telt niet.
2. Buitengerechtelijke incassokosten
Dit zijn de kosten die je daadwerkelijk maakt: het incassobureau, juridische bijstand, een deurwaarder.
Hier geldt de verwijtbaarheidseis. Je klant moet verwijtbaar in gebreke zijn gebleven. Kortom: je hebt alles redelijks gedaan om het zelf op te lossen, en het lukte niet.
Eerlijk gezegd zie ik dit fout gaan bij veel starters. Ze sturen één herinnering, wachten twee weken, en schakelen dan een incassobureau in.
De rechter zal daar niet vrolijk van worden. Je moet aantonen dat je een redelijke poging hebt gedaan om het zelf te regelen.
Wat je niet mag doen
Je mag geen "boete" rekenen. Geen vaste vergoeding van €150 "voor de moeite". De kosten moeten daadwerkelijk gemaakt zijn en redelijk in verhouding tot het openstaande bedrag.
Een vordering van €200 met €300 aan kosten voor een incassotraject? Daar knippen rechters niet mee.
Ook dit: je mag de kosten niet dubbel doorberekenen. Als je incassobureau al een percentage rekent over het geïncasseerde bedrag, en je zelf ook nog eens een vergoeding aan je klant doorberekent, dan loop je het risico dat een rechter dat terugbrengt tot wat redelijk is.
Praktisch: hoe doe je het goed?
Zet in je algemene voorwaarden dat je incassokosten mag doorberekenen. Specificeer het liefst wat dat zijn: wettelijke rente, buitengerechtelijke kosten, eventuele juridische kosten.
Hoe duidelijker, hoe beter. Houd bij wat je doet. Sla je herinneringen op, bewaar je e-mails, noteer je telefoontjes. Niet omdat je een obsessie hebt voor documentatie, maar omdat je anders niets kunt bewijzen als het misgaat.
En als je een incassobureau inschakelt als zzp'er: kies er één die transparant is over hun kosten. Sommige bureaus werken met een no-cure-no-pay constructie, andere met een vast tarief. Weet waar je aan toe bent voordat je begint.
En als je klant toch niet betaalt?
Dan heb je twee opties. Je gaat naar de kantonrechter (voor vorderingen tot €25.000) of de rechtbank.
De kantonrechter is sneller en goedkoper, maar je hebt geen advocaat nodig. De rechtbank is duurder, maar bij grotere vorderingen soms de enige optie. Wat ik vaak zie: zzp'ers die maanden wachten voordat ze actie ondernemen.
Ze vinden het onprettig, of ze hopen dat het vanzelf komt. Dat laatste gebeurt zelden. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je geld ook écht terugkrijgt.
De kern
Incassokosten doorberekenen is geen rocket science, maar het is ook niet zomaar. Je hebt algemene voorwaarden nodig, je moet aantonen dat je redelijk hebt gehandeld, en je mag niet meer doorberekenen dan wat je daadwerkelijk hebt gemaakt.
Het verschil tussen een zzp'er die zijn geld terugkrijgt en een zzp'er die niet?
Vaak zit hem in de voorbereiding.