Stel: je hebt een factuur van 1.200 euro. Je klant betaalt niet.
▶Inhoudsopgave
Je stuurt herinneringen, belt, mailt, en na drie maanden zit je nog steeds op je geld.
Dan denk je: laat ik het maar aan een incassobureau overlaten. Maar wacht even — wat kost dat eigenlijk? En is het wel de beste keuze?
Wat me opvalt is dat veel freelancers pas bellen als het al te laat is. Ze hebben maanden gewacht, en dan willen ze snel resultaat. Maar incasso werkt niet zo snel als je denkt. En het is niet gratis.
De kosten van een incassobureau
Een incassobureau rekent meestal een percentage over het vorderingsbedrag. Dat ligt tussen de 10 en 25 procent, afhankelijk van het bedrag en de ernst van de zaak.
Bij een vordering van 1.000 euro betaal je dus al snel 100 tot 250 euro aan incassokosten. Maar dat is niet alles.
Sommige bureaus rekenen ook een inschrijfkosten of een vast bedrag per zaak. En als het traject naar de rechter moet, komen er nog juridische kosten bij. Die kun je soms terugvorderen bij je klant, maar alleen als je wint. En zelfs dan is het geen garantie dat je het ook écht terugkrijgt.
Dus bij een kleine vordering van bijvoorbeeld 800 euro, kan het incassotraject al snel 200 tot 300 euro kosten.
Dat is een kwart tot een derde van je oorspronkelijke factuur. Even rekenen: als je marge op die factuur 30 procent was, heb je daar al je winst mee opgeëten. En dan heb je het geld misschien nog steeds niet binnen.
Wanneer is incasso de juiste keuze?
Incasso loont pas echt bij grotere vorderingen. Vanaf ongeveer 2.500 euro wordt het interessant, omdat de kosten dan relatief lager zijn ten opzichte van het bedrag.
En als je klant duidelijk wil betalen maar niet kan, kan een incassobureau helpen met een betalingsregeling.
Maar bij kleine vorderingen — zeg onder de 1.500 euro — vraag je je af of het de moeite waard is. Want wat je eigenlijk wilt is: snel geld binnen, zonder gedoe. En dat is precies waar een incassobureau inschakelen als zzp'er niet altijd in uitblinkt.
Wat kun je zelf doen (en waarom dat vaak beter werkt)
Eerlijk gezegd? Bij kleine vorderingen doe je het zelf vaak beter.
Niet omdat incassobureaus slecht zijn, maar omdat jij de relatie kent. Je weet wie er aan de andere kant van de tafel zit. En dat maakt verschil.
Begin met een heldere, vriendelijke e-mail. Geen dreigementen, gewoon: "Hey, ik zie dat factuur 2024-045 nog niet betaald is.
Kun je daar even naar kijken?" Vaak is het gewoon vergeten. Of zit er een interne goedkeuring in de weg? Je snapt het als je het eenmaal weet.
Als dat niet werkt, stuur dan een aangetekende brief. Dat kost je zo’n 5 euro bij de post, en het heeft meer impact dan je denkt.
Het signaal is: ik neem dit serieus. En dat werkt vaak beter dan een generieke brief van een incassobureau die je klant nog nooit heeft gehoord.
Wat ik zelf merk bij klanten: de meeste betalingsproblemen lossen zelf op als je consequent blijft communiceren. Niet agressief, maar duidelijk. En zo hoef je nooit incassokosten door te berekenen aan je klant.
En als het écht niet lukt?
Dan heb je nog altijd de incassobureau-optie. Maar overweeg ook het kantonrechter-traject.
Voor vorderingen tot 25.00 euro kun je zonder advocaat naar de kantonrechter. De griffierecht is laag, en als je wint, kun je de kosten (deels) verhalen op je klant. Let wel: je moet dan wel kunnen aantonen dat je alles redelijkerwijs hebt gedaan om het zelf op te lossen.
Dus bewaar je e-mails, herinneringen, en die aangetekende brief. Dat is je bewijs.
Het echte probleem is niet de kosten — het is de tijd
Wat veel freelancers onderschatten: incasso kost niet alleen geld, het kost ook tijd. Tijd die je niet aan klantenbesteedt. Tijd die je niet factureert. Heb je hulp nodig bij het kiezen? Hier worden incassobureaus voor zzp'ers en mkb vergeleken.
En als je uren-eis in de gaten houdt — en dat moet je als starter — dan weet je dat elke uur telt.
Dus mijn advies? Investeer die tijd liever in goede facturen, duidelijke betalingsvoorwaarden, en een snelle follow-up.
Want voorkomen is altijd goedkoper dan incasseren. En als je toch moet incasseren: reken het voor. Kijk naar het bedrag, de kosten, en de kans dat je het ook écht terugkrijgt.
Want soms is het beter om een verlies te nemen en verder te gaan.
Dat klinkt hard, maar het is realistisch. En als freelancer moet je realistisch zijn — vooral over je geld.