Reverse charge btw: wanneer verlegt de btw-plicht

Stel: je factureert een klant, maar op die factuur staat geen btw. Nul procent. En toch is alles volledig legaal. Klinkt raar?

Dit is reverse charge btw — ofwel de verleggingsregeling — en het komt vaker voor dan je denkt.

Vooral als freelancer in de creatieve sector loop je er wel eens tegenaan, zonder het te beseffen. Wat me opvalt is dat veel zzp'ers dit onderwerp uit de weg gaan omdat het "te technisch" klinkt. Maar het is eigenlijk best logisch als je één keer doorhebt wat er gebeurt. En het kan je zelfs geld besparen.

Wat is reverse charge btw eigenlijk?

Normaal gesproken bereken je btw over je factuur, lever je die af aan de Belastingdienst, en is dat het. Bij de verleggingsregeling draait dat om.

Jij factureert zonder btw, en je klant moet de btw zelf aangeven en afdragen in zijn aangifte.

De btw-plicht wordt dus verlegd — van jouw schouders naar die van je klant. Je hoeft dan geen btw af te dragen, maar je kunt ook geen btw terugvragen op je kosten. Voor veel starters en kleine ondernemers is dat een voordeel: je hoeft niet eerst voor te financiën en dat later terug te krijgen.

Wanneer geldt de verleggingsregeling?

Dit is het belangrijkste stuk, dus let goed op. De verleggingsregeling geldt in drie situaties. Je levert een dienst aan een zakelijke klant in bijvoorbeeld Duitsland of België.

1. Diensten aan een ondernemer in een ander EU-land

Dan verleg je de btw. Je factuur staat dan vermeld: "Verleggingsregeling, btw verlegd naar de afnemer." Je klant regelt de btw in zijn eigen land.

Let op: dit geldt alleen voor zakelijke klanten. Een particulier in het buitenland?

2. Binnen Nederland: specifieke sectoren

Dan bereken je gewoon Nederlandse btw, tenzij het om bepaalde uitzonderingen gaat. Binnen Nederland geldt de verleggingsregeling voor bepaalde branches. Denk aan de bouwsector, schoonmaak, afvalverwerking, maar ook levering van mobiele telefoons en laptops beneden een bepaalde waarde.

3. Intracommunautaire verwervingen

Als jij als freelancer voor een groot bouwbedrijf werkt, is het best mogelijk dat zij de btw verleggen en jij geen btw in rekening brengt.

Je koopt goederen aan van een leverancier in een ander EU-land. Dan heb je in Nederland btw-aangifteplicht over die aankoop. Je geeft de btw aan in je aangifte — en mag die (als je recht hebt op aftrek) ook weer terugvragen. In de praktijk heb je dan dus geen betaling, maar wel administratie.

Hoe ziet dat eruit op je factuur?

Bij diensten aan buitenlandse klanten mag je geen btw berekenen, maar je moet wel duidelijk aangeven dat de verleggingsregeling van toepassing is. Zet op je factuur: "Verleggingsregeling" of "Reverse charge". En vergeet niet het BTW-nummer van je klant te vermelden, plus jouw eigen BTW-nummer.

Eerlijk gezegd zie ik regelmatig facturen waar dit niet goed geregeld is. Of er staat helemaal niks, of er staat "excl. btw" zonder uitleg. Dat is onvoldoende. De Belastingdienst wil zien dat je bewust gebruikmaakt van de verleggingsregeling, niet dat je gewoon bent vergeten btw te rekenen.

Wat betekent dit voor je btw-aangifte?

Als je btw verlegt, geef je de omzet zonder btw aan in je aangifte. Je vult het bedrag in bij de rubriek voor belaste prestatingen met verlegging. Je btw-teruggave op inkoop blijft gewoon bestaan — tenzij je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), dan heb je sowieso geen btw-afdracht.

Wat ik handig vind: in software als Moneybird of Exact kun je een factuur aanmaken met het tarief "verlegging".

Dan wordt alles automatisch goed geboekt. Geen gedoe met handmatig berekenen. Tellow en QuickBooks ondersteunen dit ook, al is de instelling soms wat minder intuïtief.

Een praktijkvoorbeeld

Een grafisch ontwerper in mijn omgeving leverde werk aan een Duits reclamebureau. Ze hadden een mooi project, goede afspraken, en toen kwam de factuur. Zonder btw.

Het Duitse bedrijf keek vreemd op — ze hadden nog nooit een Nederlandse factuur zonder btw gezien. Maar het klopte. De verleggingsregeling was van toepassing.

Het Duitse bedrijf gaf de btw aan in Duitsland, de ontwerper in Nederland.

Probleemloos, zolang je het goed documenteert. Ze hebben er uiteindelijk een standaardtekst voor ontworpen die ze op elke internationale factuur zetten. Slim, en het voorkomt discussies.

Waar let je op?

Controleer altijd of je klant een geldig BTW-nummer heeft. Doe dit via het Europese VIES-systeem. Een niet-nummer?

Dan mag je niet verleggen, en moet je zelf btw berekenen. Dit is een fout die ik regelmatig zie bij freelancers die voor het eerst internationale klanten hebben. En houd je administratie op orde. Ook als je geen btw afdraagt, moet je kunnen aantonen waarom de regels voor intracommunautaire diensten van toepassing waren.

Bewaar correspondentie, contracten, en de BTW-nummers van je klanten. Reverse charge btw is geen uitzondering of trucje — het is een standaardregel die bedoeld is om handel binnen de EU soepel te laten verlopen.

Begrijp het, gebruik het, en zorg dat je facturen kloppen. Dan heb je er niks meer van.