Salarisstrook opstellen voor je eerste werknemer

Je hebt je eerste werknemer aangenomen. Gefeliciteerd! Maar nu moet je ook voor het eerst een loonstrook opstellen.

En ja, dat voelt even als een hele klus. Wat moet erop staan? Hoe bereken je de loonheffing? En mag dat allemaal digitaal?

Geen zorgen. Het is minder ingewikkeld dan het lijkt — als je weet waar je op moet letten.

Wat is een loonstrook eigenlijk?

Een loonstrook is het overzicht dat je als werkgever aan je werknemer geeft bij elke salarisuitbetaling. Het laat zien wat het brutosalaris is, wat er allemaal is ingehouden (loonbelasting, premies) en wat er uiteindelijk op de rekening komt: het nettosalaris.

Klinkt logisch. Maar de Belastingdienst stelt daar wel degelijke eisen aan. En die negeer je beter niet.

Wat moet er verplicht op je loonstrook staan?

De wet schrijft voor welke gegevens minimaal op een loonstrook moeten staan. Je mag er meer op zetten, maar deze punten zijn verplicht:

• Naam en adres van de werkgever
• Naam van de werknemer
• Periode waarover het loon wordt uitbetaald
• Brutosalaris
• Inhoudingen: loonbelasting/premie volksverzekeringen
• Werknemersverzekeringen (als die van toepassing zijn)
• Nettosalaris
• Eventuele vakantie-uitkering
• Uren en tarief (als je dat wilt vermelden)

Wat me opvalt is dat veel starters denken dat een loonstrook gewoon een PDF met een bedrag erop is. Maar de Belastingdienst kijkt er scherper naar dan je denkt. Zorg dus dat je alles compleet hebt.

Mag je loonstrook digitaal versturen?

Ja, maar alleen als je werknemer daar expliciet mee akkoord gaat. Je mag niet zomaar een mailtje sturen met een bijlage en ervan uitgaan dat het goed is.

Vraag het even, noteer het, en je bent gedekt. In de praktijk doen de meeste werkgevers het inmiddels digitaal.

Tools zoals Moneybird, Exact en Tellow genereren loonstroken automatisch. Dat scheelt enorm veel tijd — en voorkomt ook dat je zelf rekenfouten maakt.

Hoe bereken je het nettosalaris?

Het brutosalaris is makkelijk: dat is wat je afgesproken hebt. Maar wat er overblijft na inhoudingen, dat is een ander verhaal.

Je houdt loonbelasting en premies volksverzekeringen in. Daarnaast draag je premies werknemersverzekeringen af (zoals WW en ZW). Het tarief voor loonbelasting hangt af van het inkomen en de situatie van de werknemer. De Belastingdienst hanteert daarvoor tabellen die je kunt raadplegen.

Eerlijk gezegd: als je dit voor het eerst doet, is het slim om even te checken met je belastingadviseur of je boekhoudpakket. Want een fout in de berekening betekent dat je werknemer te weinig of te veel over heeft — en dat wil je allebei niet.

Wat als je loonheffingskorting toepast?

Heeft je werknemer een loonheffingskorting aangevraagd? Dan moet je die meenemen wanneer je de loonheffing voor je werknemer berekent.

De werknemer vult dat zelf in via de website van de Belastingdienst. Jij als werkgever past het tarief aan in je administratie. Vergeet dat niet, want anders wordt er te veel belasting ingehouden.

Wat kost het inmiddels om een werknemer aan te nemen?

Dat is de vraag die ik stel als iemand me vertelt: "Ik neem toch gewoon iemand aan." Want het bruto uurloon is niet wat je werkgever betaalt. Daarop komen premies, reserveringen en onkosten bij.

Denk aan de werkgeverspremie ZW (ongeveer 5,7% van het loon), de WIA-premie, het reserveringspercentage voor vakantiedagen en eventuele bovenwettelijke regelingen. Al met al kan het uitgaan van 1,3 tot 1,5 keer het bruto loon. Reken daar even mee, voordat je een aanbod doet.

Handige tools om loonstroken te maken

Je hoeft dit niet met de hand te doen. Er zijn genoeg tools die het je makkelijker maken:

• Moneybird — populair bij zzp'ers en kleine ondernemers, loonadministratie is er eenvoudig in opgenomen
• Exact Online — iets meer uitgebreid, maar heel betrouwbaar voor salarisadministratie
• Tellow — gericht op eenvoud, goed als je net begint
• Informer — ook geschikt voor loonstroken en directe koppeling met de Belastingdienst

Wat ik zelf merk is dat veel ondernemers kiezen voor Moneybird of Exact omdat die pakketten alles in één keer afhandelen: facturen, boekhouding én loonstroken. Dat voorkomt dat je overal verschillende systemen bij moet houden.

Drie veelgemaakte fouten bij je eerste loonstrook

Ik zelf zelf drie dingen terugkomen bij starters: 1.

Geen akkoord voor digitale loonstroken. Je denkt: "Die vindt het wel goed." Maar de wet zegt anders. Vraag het even. 2.

Vergeten de loonheffingskorting door te voeren. Je werknemer heeft 'm aangevraagd, maar jij past het tarief niet aan. Resultaat: te veel ingehouden belasting en een ontevreden werknemer. 3. Geen kopie bewaren. Bewaar je loonstroken minimaal zeven jaar.

De Belastingdienst kan er altijd naar vragen. Een goed boekhoudpakket doet dat automatisch, maar als je het handmatig doet: maak een map aan en bewaar alles netjes.

Conclusie: doe het goed, niet perfect

Je eerste loonstrook hoeft niet perfect te zijn. Maar hij moet wel compleet en correct zijn.

Zorg dat je de verplichte gegevens erop zet, gebruik een betrouwbaar systeem en check even met een professional als je twijfelt. Want een werknemer die vertrouwen heeft in zijn loonstrook, is een werknemer die blijft. En dat is uiteindelijk precies wat je wilt.