Je hebt net je eerste medewerker aangenomen. Spannend, maar ook: waar moet je aan denken?
▶Inhoudsopgave
Vakantiegeld is iets wat veel startende werkgevers over het hoofd zien. Niet omdat ze het niet willen doen, maar omdat ze simpelweg niet weten hoe het werkt. En eerlijk gezegd, het is best ingewikkelder dan je denkt. Laten we het gewoon even uitpluizen.
Wat is vakantiegeld precies?
Vakantiegeld is wettelijk verplicht. Geen optie, geen keuze. Als je iemand in dienst hebt, moet je vakantiegeld uitbetalen.
Het bedrag is minimaal 8% van het brutoloon van je werknemer. Dus als iemand €2.500 bruto per maand verdient, is het vakantiegeld per jaar 8% van het totale jaarsalaris.
Dat komt neer op ongeveer één maand loon per jaar. Wat me opvalt als ik dit uitleg aan zzp'ers die hun eerste medewerker aannemen: ze denken vaak dat vakantiegeld iets optioneels is.
Dat is het niet. De Arbeidsinspectie neemt dit serieus. Betaal je niet uit, dan krijg je een boete of dwangsom. En dat wil je dus niet.
Hoe bereken je het bedrag?
De berekening is eigenlijk best simpel. Je neemt het bruto jaarsalaris van je werknemer en doet daar 8% overheen.
Maar let op: het gaat om het bruto loon, niet het netto.
Dus vakantiegeld over toeslagen, overwerk of een eenmalige bonus hoeft in principe niet mee te tellen, tenzij je dat in je arbeidsovereenkomst of cao anders hebt afgesproken. Stel: je medewerker verdient €3.000 bruto per maand. Het jaarsalaris is dan €36.000.
Wat als iemand niet het hele jaar werkt?
Het vakantiegeld is 8% van €36.000 = €2.880 per jaar. Dat betekent dat je per maand ongeveer €240 apart moet reserveren.
Handig om dit vanaf dag één mee te nemen in je salarisadministratie, of je nu Exact, Moneybird of Tellow gebruikt. Veel kleine werkgevers hebben medewerkers die halftijd beginnen of halftijd werken. Geen probleem. Het vakantiegeld wordt evenredig berekend. Als iemand vanaf juli start, heeft die persoon recht op zes maanden vakantiegeld. Simpel gezegd: je berekent het over de maanden die iemand daadwerkelijk in dienst is geweest.
Wanneer moet je uitbetalen?
Het meest gangbare is dat vakantiegeld in mei wordt uitbetaald. Dat is de wettelijke standaarddatum.
Maar je mag het ook in een andere maand uitbetalen, zolang je maar duidelijk afspraakt wanneer dat is. Sommige werkgevers kiezen voor een uitkering in de maand waarin de vakantie valt.
Dat is ook prima, zolang het maar transparant staat in de arbeidsovereenkomst. Wat ik vaak zie bij kleine werkgevers: ze reserveren het geld niet. En dan komt mei en ineens moet er een paar duizend euro beschikbaar zijn. Dat kan flinke stress geven.
Mijn advies: zet maandelijks een bedrag opzij. Het maakt het beheer een stuk rustiger.
Vakantiegeld en ziekte
Een veelgestelde vraag: wat als je medewerker ziek is? Dan wordt het vakantiegeld berekend over het loon dat de werknemer daadwerkelijk ontving.
En bij uitkeringen?
Dus als iemand 70% loon doorbetaling krijgt tijdens ziekte, dan bouw je vakantiegeld op over die 70%. Dat klinkt oneerlijk, maar het is de wet.
En ja, dat betekent dat ziekte een direct effect heeft op het vakantiegeldbedrag. Als je medewerker een uitkering krijgt, bijvoorbeeld via de WW of de WIA, dan wordt het vakantiegeld berekend over die uitkering. De uitkeringsinstantie zorgt meestal voor de uitkering van het vakantiegeld. Maar check dit altijd even, want de regels kunnen per situatie verschillen.
Wat als je een cao hanteert?
Veel sectoren vallen onder een cao. En in cao's staan vaak gunstigere afspraken over vakantiegeld.
Soms is het percentage hoger dan 8%, soms is er een andere uitkeringsdatum. Check daarom altijd de cao die van toepassing is op je medewerkers. Want als de cao gunstiger is, moet je die naleven. De wettelijke 8% is de minimumstandaard.
Praktische tips voor kleine werkgevers
Even samengevat, want ik weet dat het veel informatie is: Wat ik altijd tegen werkgevers zeg: vakantiegeld is geen verrassing als je er vanaf het begin rekening mee houdt.
- Reserveer maandelijks het vakantiegeld. Niet in mei, maar vanaf het begin.
- Hou goed bij wanneer medewerkers starten en stoppen. Dat beïnvloedt het bedrag.
- Check je cao. Er kunnen gunstigere afspraken in staan.
- Zorg dat je salarisadministratie up to date is. Tools zoals QuickBooks of Informer kunnen hierbij helpen.
- Betaal op tijd uit. De Arbeidsinspectie houdt hier toezicht op.
Het wordt pas een probleem als je het vergeet. En dat kan gewoon voorkomen worden met een beetje planning.
Heb je een medewerker die halftijd werkt, of iemand die halftijd is gestart? Bereken het evenredig. Het is niet ingewikkelder dan dat. En mocht je twijfelen over de berekening of de uitkeringsdatum, check dan ook het actuele minimumloon voor mkb-werkgevers. Mocht je er dan nog niet uitkomen: neem even contact op met je belastingadviseur of kijk op het Ondernemersplein van de overheid. Daar staat helder en betrouwbaar wat je moet weten.
Veelgestelde vragen
Hoe bepaal ik het exacte bedrag van vakantiegeld voor een nieuwe werknemer?
Vakantiegeld is wettelijk vastgesteld op minimaal 8% van het bruto jaarsalaris van de werknemer. Om het bedrag te berekenen, vermenigvuldig je het maandelijkse bruto salaris met 12 en vermenigvuldig dit vervolgens met 8%. Bijvoorbeeld, een werknemer met een bruto maandsalaris van €2.500 verdient dus €2.880 aan vakantiegeld per jaar.
Is het verstandig om vakantiegeld maandelijks uit te betalen, of is het beter om het pas in mei uit te betalen?
Het is aan te raden om maandelijks een bedrag opzij te zetten voor vakantiegeld. Zo voorkom je dat je in mei plotseling een groot bedrag moet vrijmaken, wat stress kan veroorzaken. Het is transparant om dit in de arbeidsovereenkomst te vermelden en consistent toe te passen.
Wat gebeurt er met vakantiegeld als een werknemer niet het hele jaar werkt?
Als een werknemer niet het hele jaar werkt, wordt het vakantiegeld berekend over de maanden dat de werknemer daadwerkelijk in dienst is geweest. Bijvoorbeeld, als iemand in juli begint met werken, heeft die persoon recht op vakantiegeld over de resterende maanden van dat jaar.
Wat is het verschil tussen bruto en netto loon bij het berekenen van vakantiegeld?
Het is cruciaal om te onthouden dat vakantiegeld wordt berekend op basis van het *bruto* salaris, niet het netto salaris. Het netto salaris is het bedrag dat je daadwerkelijk ontvangt na aftrek van belastingen en premies. Vakantiegeld is dus een vast percentage van het totale salaris.
Wat zijn de gevolgen als ik mijn werknemer geen vakantiegeld uitbetaal?
Het is wettelijk verplicht om vakantiegeld uit te betalen. Als je dit niet doet, kan de Arbeidsinspectie een boete of dwangsom opleggen. Het is dus belangrijk om dit goed te regelen om problemen te voorkomen.