Stel: je hebt je facturen al geboekt, je grootboekrekeningen kloppen, en nu moet je de memoriaalposten nog verwerken. Maar wat zijn het eigenlijk, en waarom zien ze er zo ingewikkeld uit terwil het eigenlijk heel simpel is?
▶Inhoudsopgave
Wat is een memoriaalpost precies?
Een memoriaalpost is een boeking die je maakt om correcties door te voeren in je grootboek.
Denk aan kosten die je nog niet op een factuur hebt ontvangen, of inkomsten die je al hebt ontvangen maar nog niet hebt geleverd. Het is dus geen factuur — het is een interne boeking. Wat me opvalt is dat veel freelancers hier overheen stappen.
Ze denken: "ik heb al mijn facturen al geboekt, dus ik kan beginnen met mijn aangifte." Maar dan ontdekken ze dat hun winst niet klopt. Vaak ligt dat aan ontbrekende memoriaalposten.
Wanneer boek je een memoriaalpost?
Er zijn drie veelvoomde situaties: Eerlijk gezegd is dit het lastigste onderdeel van de boekhouding voor zzp'ers.
- Doorbelastingen — BTW die je hebt betaald aan leveranciers, maar nog niet op een factuur hebt ontvangen. Die kosten zijn er al wel, dus die boek je via een memoriaalpost.
- Voorlopige aangifte — Je hebt je BTW-aangifte al gedaan, maar de definitieve aangifte komt later. Het verschil tussen voorlopig en definitief? Memoriaalpost.
- Correcties op grootboekrekeningen — Je ontdekt dat een kostenboeking op het verkeerde grootboeknummer staat. In plaats van de originele boeking te wijzigen, maak je een memoriaalpost.
Niet omdat het technisch ingewikkeld is, maar omdat je moet nadenken over wat er nog niet op factuur staat.
Hoe werkt het in Exact Online?
In Exact Online ga je naar Financieel > Memoriaalposten. Je kiest een grootboekrekening, voert een omschrijving in, en boekt het bedrag.
Exact koppelt dit automatisch aan de juiste periode. Wat ik vaak zie bij klanten: ze boeken een memoriaalpost op het verkeerde tijdvak. Dan klopt hun maandafsluiting niet meer. Mijn advies?
Maak het direct, niet later. Niet "ik doe het bij de jaarrekening." Voorkom dat je voorlopige aanslag moet aanpassen omdat je inkomsten hoger uitvallen; anders heb je direct een achterstand.
Stappen in Exact Online
- Ga naar Financieel > Memoriaalposten > Nieuw
- Selecteer het juiste grootboekrekening
- Voer de omschrijving in — duidelijk en specifiek
- Kies de juiste boekingsdatum en periode
- Voer het bedrag in (debet of credit)
- Controleer of de boeking klopt
Simpel genoeg. Maar de fouten zitten in de details.
De omschrijving moet je later nog kunnen begrijpen. "Correctie" is geen omschrijving. "Correctie BTW-aangifte Q3 2024" is er een.
Hoe werkt het in Twinfield?
Twinfield werkt vergelijkbaar, maar de interface is iets anders. Je gaat naar Administratie > Memoriaalposten.
Het systeem vraagt om een tijdvak, een grootboekrekening, en een omschrijving. Wat ik merk is dat Twinfield iets strenger is met tijdvakken. Als je een memoriaalpost maakt in een afgesloten periode, krijg je een waarschuwing. Dat is eigenlijk een goede fout — het dwingt je om bewust na te denken over wanneer de kosten echt zijn ontstaan.
Stappen in Twinfield
- Open de juiste administratie
- Ga naar Memoriaalposten
- Kies het tijdvak (let op: niet afgesloten!)
- Selecteer het grootboekrekening
- Voer omschrijving en bedrag in
- Controleer en boek
De kleine verschillen tussen Exact en Twinfield zijn subtiel. Maar het principe is hetzelfde: je corrigeert zonder de originele facturen aan te raken.
Veelgemaakte fouten
De grootste fout die ik zie: freelancers die memoriaalposten gebruiken om "even iets goed te maken". Dat is geen correctie, dat is creatief boekhouden.
En de Belastingdienst kijkt niet alleen naar je cijfers, maar ook naar je omschrijvingen. De tweede fout: ze vergeten memoriaalposten helemaal. Ze boeken alles op facturen, en als er geen factuur is, laten ze het liggen door een gebrek aan inzicht in de verschillen tussen enkelvoudige en dubbele boekhouding.
Dan klopt hun winst niet, en hebben ze een probleem bij de aangifte.
En de derde: ze boeken dubbel. Een memoriaalpost én een factuur voor dezelfde kosten. Dat zie je pas als je de BTW-aangifte doet en de cijfers niet kloppen, of wanneer je een factuur oninbaar moet verklaren.
Mijn advies
Maak memoriaalposten niet bij de jaarrekening. Maak ze direct, in de periode waar de kosten horen.
Houd een apart document bij met je memoriaalposten en de reden ervoor.
En als je twijfelt: vraag het aan je belastingadviseur. Want een memoriaalpost is geen technische truc. Het is een manier om je boekhouding eerlijk te houden. En dat is precies waar het om gaat.