Je hebt een factuur die betaald moet worden, maar de betaling blijft uit. Je belt, je mailt, je stuurt een herinnering — niks helpt.
▶Inhoudsopgave
Op een gegeven moment staat je incassokosten op de stapel. De vraag is: ga je zelf aan de slag of schakel je een incassobureau in? En als je dat doet, hoe zit dat eigenlijk precies?
Wat me opvalt is dat veel freelancers en zzp’ers denken dat incassobureaus alleen voor grote bedrijven zijn.
Maar niets is minder waar. Zelfs als je maar één klant je 2.000 euro schuldig is, kan een incassobureau je helpen. Het verschil zit hem niet in wie je inschakelt, maar in hoe je het aanpakt.
Wat is minnelijke incasso eigenlijk?
Minnelijke incasso betekent gewoon: je regelt het zelf. Je belt, je onderhandelt, je stuurt een betalingsherinnering, je biedt een betalingsregeling aan.
Je houdt het gesprek in eigen hand. Dat klinkt logisch, maar het kost tijd — en die tijd is precies wat je als freelancer niet hebt.
Wanneer kies je voor minnelijke incasso?
De meeste creatieve zzp’ers maken dezelfde fout: ze vergeten urendeclaraties bij te houden voor de uren-eis. En terecht, want wie houdt er nou precies bij hoeveel uur hij aan incassokosten besteedt? Toch is dat urenlogboek essentieel. Want als je ooit een geschil krijgt, moet je aantonen dat je redelijke inspanningen hebt geleverd.
- Je een langdurige relatie hebt met de klant
- Je nog steeds een betalingsregeling wilt aanbieden
- Je de kosten van een incassobureau niet wilt of kunt drukken
Je kiest voor minnelijke incasso als: Maar let op: minnelijke incasso werkt alleen als je daadwerkelijk tijd vrijmaakt.
En die tijd is geld waar je geen factureert. Dus ook hier zit een prijskaartje — alleen zie je het niet direct.
Wat is gerechtelijke incasso?
Gerechtelijke incasso betekent: je schakelt een incassobureau in. Die nemen het van je over.
Ze sturen een aanmaning, een dwangbrief, en als het nodig is, ga je naar de rechter. Dat klinkt heftig, maar het is eigenlijk heel gebruikelijk.
Wanneer kies je voor gerechtelijke incasso?
Veel software belooft een ‘zorgeloze aangifte’, maar automatisering corrigeert geen slordige boekhouding — en dat geldt ook voor incassokosten. De meeste incassokosten bestaan uit een vaste vergoeding plus een succesfee. Die succesfee is meestal tussen de 10 en 20 procent van het bedrag dat je incasseert. Dus als je 5.000 euro incasseert, houd je daar 4.000 over.
- De klant niet reageert op herinneringen
- Je een betalingsregeling wilt afdwingen
- Je de kosten van een incassobureau niet zelf wilt drukken
Dat is een behoorlijke prijs, maar soms is het de enige manier om je geld terug te krijgen.
Je kiest voor gerechtelijke incasso als: Eerlijk gezegd vind ik dat veel freelancers te lang wachten met een incassobureau inschakelen als zzp'er. Ze voelen schaamte, of denken dat het ‘niet hoort’. Maar als je een factuur niet betaald krijgt, ben je niet schuldig — de ander is dat.
De kosten van incassokosten
Laten we het hebben over geld. Want uiteindelijk draait het daarom.
Bij minnelijke incasso draait het om je eigen tijd. Stel: je besteedt vijf uur aan bellen, mailen, herinneringen sturen. Als je normaal 75 euro per uur factureert, heb je al 375 euro aan opportunity cost.
En dan heb je het geld nog steeds niet. Als je een gerechtelijke incasso wilt starten als zzp'er, betaal je een vaste vergoeding — vaak tussen de 25 en 100 euro — plus een succesfee.
Die succesfee is meestal tussen de 10 en 20 procent. Voor een bedrag van 2.000 euro betaal je dus tussen de 200 en 400 euro aan kosten. Maar je hoeft er zelf niets voor te doen.
Wat me opvalt is dat veel mensen de kosten van een incassobureau overschatten. Ze denken: dat is veel geld.
Wat zit er niet in?
Maar als je zelf vijf uur kwijt bent aan iets dat niet werkt, heb je meer verloren dan de succesfee.
Let op: incassokosten zijn geen fiscale aftrekpost. Je mag ze niet aftrekken van je winst. Ze zijn wel een vaste last bij je bedrijfsuitgaven, maar je erft ze niet als je stopt. Dat is iets wat veel freelancers over het hoofd zien.
Hoe kies je het juiste incassobureau?
Niet elk incassobureau is hetzelfde. Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten:
- Ervaring met freelancers: Kies een bureau dat ervaring heeft met zzp'ers. Zij kennen de specifieke uitdagingen van de creatieve sector.
- Transparantie over kosten: Vraag altijd naar de totale kosten, inclusief succesfee. Geen verrassingen achteraf.
- Communicatie: Je moet op de hoogte blijven van wat er gebeurt. Een goed bureau houdt je regelmatig op de hoogte.
Merken die ik ken en die goed scoren bij freelancers zijn bijvoorbeeld Incassobureau Tellow en Informer. Maar vergelijk ook eens verschillende incassobureaus voor zzp'ers en mkb — wat voor de een werkt, hoeft voor jou niet de beste keuze te zijn.
Mijn advies? Weeg af, maar wacht niet te lang
Als je een factuur niet betaald krijgt, heb je twee keuzes: je regelt het zelf, of je schakelt iemand in. Beide opties hebben voor- en nadelen. Maar het belangrijkste is: wacht niet te lang.
Wat me opvalt is dat veel freelancers te lang wachten met inschakelen.
Ze voelen schaamte, of denken dat het ‘niet hoort’. Maar als je een factuur niet betaald krijgt, ben je niet schuldig — de ander is dat.
Dus: maak een afspraak met jezelf. Hoeveel tijd wil je besteden aan incassokosten? Hoeveel geld ben je bereid te betalen om het terug te krijgen?
En wanneer schakel je een bureau in? Want uiteindelijk draait het niet om het geld alleen.
Het draait om de rust die je terugkrijgt als je het niet meer zelf hoeft te doen.