Werkkostenregeling gebruiken als mkb-werkgever

Stel: je hebt een klein team. Twee, drie mensen. Misschien een vaste medewerkers, misschien iemand op call.

En je denkt: ik betaal gewoon een bruto salaris en dat is het. Maar er zit een hele regeling tussen die je geld kan besparen — voor jou én voor je mensen. Die regeling heet de werkkostenregeling. En de meeste MKB'ers gebruiken hem veel te weinig.

Wat is de werkkostenregeling eigenlijk?

De WKR is een fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen aan je medewerkers kunt geven zonder dat daar loonbelasting over hoeft. Geen inhouding, geen afdracht. Gewoon onbelast.

Dat klinkt te mooi om waar te zijn, en ja — er zit een limiet aan. Maar die limiet is best ruim. Je mag tot een bepaald percentage van de totale loonsom onbelaste vergoedingen uitkeren.

Dat noemen we de vrije ruimte. In 2026 bedraagt die 3% van de loonsom tot €400.000, en daarna 1,18%.

Dus als je team samen €300.000 aan salarissen kost, heb je ruim €9.000 aan vrije ruimte om belastingvrij te verdelen. Dat is geen detail. Dat is een kerstpakket, een laptop, een cursus, een fiets — zonder dat je medewerker er ook maar één cent minder netto van overhoudt.

Wat kun je er precies mee doen?

Hier wordt het interessant. De lijst van wat onder de WKR valt, is langer dan de meeste ondernemers denken. Kerstpakketten, natuurlijk.

Maar ook: een tablet of laptop voor thuiswerk, een sportabonnement, een bedrijfsfitness-abonnement, cursussen, zelfs een deel van de reiskosten. Gereedschap dat je medewerker ook privé gebruikt? Valt eronder. Een telefoon van de zaak? Valt eronder. Wat me opvalt is dat veel ondernemers hier pas over nadenken rond december, als het kerstpakket weer moet komen.

Terwijl je het het hele jaar door kunt inzetten. Een medewerker die een cursus wil volgen?

Vergoord via de WKR en je bespaart loonkosten. Iemand die fitter wil worden?

Sportabonnement via de werkgever, onbelast. Het is geen trucje — het is gewoon slim gebruikmaken van een regeling die er specifiek voor bedoeld is.

Gerichte vrijstellingen: de verborgen kans

Er is nog iets wat nog minder mensen kennen: gerichte vrijstellingen. Dit zijn specifieke uitgaven die je helemaal buiten de vrije ruimte om mag vergoeden.

Ze tellen niet mee voor die 3% of 1,18%. Denk aan: een vergoeding voor thuiswerkkosten (maximaal €2,50 per dag in 2026), een mobiliteitsvergoeding, of een vergoeding voor extra pensioenopbouw. De thuiswerkvergoeding is een mooi voorbeeld. Wil je meer weten over de onkostenvergoeding voor werknemers en de regels? Je medewerker werkt twee dagen thuis?

Dan mag je €5 per week vergoeden, onbelast, en het kost je niets aan vrije ruimte. Dat is €260 per jaar, per persoon, gewoon zo.

Eerlijk gezegd — ik zie te weinig ondernemers dit doen. Terwijl het vrijwel geen administratie kost en direct voordeel oplevert.

Wat als je over de vrije ruimte heen gaat?

Geen paniek, maar wel rekening mee houden. Als je meer uitgeeft dan de vrije ruimte toestaat, moet je over het overschot een heffing van 80% afdracht.

Dat is de zogenaamde finale heffing. In de praktijk betekent dit: als je €1.000 boven de grens uitgeeft, betaal je €800 extra belasting. Dat is duur. Dus je wilt niet zomaar doorgaan met uitgeven zonder het te berekenen. Maar — en dit is belangrijk — die 80% geldt over het totale overschot, niet per medewerker. Vergeet ook niet dat de kilometervergoeding voor werknemers en belastingvrije bedragen hierbij een rol kunnen spelen.

Dus als je vrije ruimte op is bij één persoon, kun je nog kijken of er ruimte overblijft bij een ander teamlid. Het gaat om de loonsom van het hele bedrijf samen. Dat geeft flexibiliteit.

Hoe zorg je dat het werkt?

Je moet het bijhouden. Dat is het enige wat tegenhoudt. De Belastingdienst verwacht dat je aantoonbaar maakt wat je vergoedt en aan wie.

Dus: bewaar bonnetjes, maak het afspraken vast, en zorg dat je boekhouding het goed weergeeft.

Software als Moneybird of Exact helpt hierbij — je kunt vergoedingen als WKR-uitgave categoriseren en op het einde van het jaar een overzicht genereren. Wat ik vaak zie bij kleine teams: de eigenaar betaalt iets uit eigen zak, denkt dat het een vergoeding is, en vervolgens vergeten het vast te leggen.

Dan heb je er niks aan. Maak het simpel: maak het af, leg het vast, boek het in. Vijf minuten werk, honderden euro's voordeel.

De WKR is geen luxe voor grote bedrijven

Het is een regeling die specifiek voor het MKB is gemaakt. Kleine teams, beperkte budgetten en rekening houdend met het actuele minimumloon voor mkb-werkgevers, veelzijdige rollen.

Je hoft geen HR-afdeling te hebben om het te gebruiken. Je moet het alleen wel doen. En niet pas in december, maar het hele jaar door.

Als je één ding meeneemt uit dit artikel: kijk naar je loonsom, bereken je vrije ruimte, en bedenk wat je daarmee kunt doen. Een cursus. Een thuiswerkvergoeding. Een sportabonnement.

Kleine dingen die voor je medewerkers voelen als waardevol — en voor jou geen extra loonkosten opleveren. Dat is geen belastingtruc. Dat is gewoon goed ondernemen.